RESOLUÇÃO Nº 20, DE 11 DE MARÇO DE 2008

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SERGIPE, no uso de suas atribuições,

Considerando a responsabilidade e o dever do Poder Público de garantir a organização e proteção dos documentos de arquivos, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, nos termos da Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991;

Considerando que a racionalização do acúmulo de documentos é indispensável para agilizar a recuperação de informações e garantir a preservação de documentos de valor permanente; e

Considerando a Resolução nº 14/2002, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ e a Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre política nacional de arquivos públicos e privados,

RESOLVE:

Art. 1º Aprovar, com vistas à gestão documental no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe:

a) o Plano Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe.

§ 1º Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento da documentação em fase corrente e intermediária, tendo em vista o acesso aos documentos, a eliminação destes ou o seu recolhimento para guarda permanente.

§ 2º A gestão de documentos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe é de competência da Coordenadoria de Gestão da Informação.

I - Compete à unidade de Arquivo analisar, classificar, arquivar, emprestar, desarquivar os documentos, bem como gerir as questões relativas ao Plano de Classificação de Documentos e à Tabela de Temporalidade de Documentos do Tribunal.

§ 3º. A Gestão de Documentos no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe pressupõe:

I - a padronização dos atos oficiais e demais documentos adotados na comunicação institucional;

II - a utilização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos.

Art. 2º Os documentos produzidos e recebidos pelo Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe serão identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles que se encontram em curso ou que, mesmo sem movimentação, sejam objeto de consultas freqüentes.

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso freqüente nas unidades administrativas do Tribunal, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser preservados em caráter definitivo.

Art. 3º São considerados documentos essenciais ao no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe os documentos que constituam:

I - decisões, regras e normas expedidas (acórdãos, resoluções, portarias, instruções, regimentos, regulamentos e outros);

II - registro de fatos ou ocorrências importantes para a história desta instituição, tais como atas de sessão/reunião, relatórios de gestão e outros;

III - publicações editadas sob a chancela do Tribunal (livros, revistas e outras).

IV- documentos relativos às solenidades e eventos realizados pelo Tribunal, constantes de registros fotográficos, CDs, DVDs, fitas VHS ou outra mídia.

Parágrafo Único. Uma das vias dos originais dos documentos de que trata este artigo deverão ser encaminhados para guarda permanente na unidade de Arquivo imediatamente após a sua produção.

Art. 4º Integram o Plano de Classificação de Documentos (anexo 1) a Tabela de Temporalidade Documental (anexo 2), que define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos e recebidos pelas unidades do TRE-SE, bem como o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (anexo 3) e o Termo de Eliminação de Documentos (anexo 4).

Art. 5º Deverá ser constituída Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe.

§ 1º Competirá à Comissão:

I - propor alterações na Tabela de Temporalidade de Documentos do Tribunal;
II - propor o sigilo de documentos destinados ao Arquivo Central, seu grau e tempo de duração, bem como cargos, funções ou áreas com permissão de acesso aos mesmos;

III - acompanhar os procedimentos necessários para a efetiva eliminação dos documentos.

§ 2º A Comissão deverá ser composta, preferencialmente, por:

I - servidor responsável pelo Arquivo;

II - servidores das unidades organizacionais às quais se refiram os documentos a serem avaliados;

III - historiador;

IV - profissional da área jurídica, que será o responsável pela avaliação do valor legal dos documentos;

V - profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros).

Art. 6º O descarte de documentos na fase corrente será feito pelas unidades organizacionais, tendo por base o instrumento de gerenciamento da documentação (tabela de temporalidade) deste Tribunal.

Art. 7º O descarte de documentos na fase intermediária será feito pela unidade de Arquivo do Tribunal, que deverá emitir comunicado ao público em geral, mediante publicação desse fato no Diário Oficial.

Parágrafo único. O comunicado de que trata o caput deste artigo deverá conter a relação do conjunto documental a ser descartado e fixar o prazo máximo de sessenta dias para eventual retirada de documentos pela parte interessada.

Art. 8º Os documentos considerados na Tabela de Temporalidade de Documentos como guarda permanente constituem o Fundo Histórico do TRE-SE e deverão ser preservados em caráter definitivo.

Parágrafo único. As publicações do Tribunal editadas em papel ou em outras mídias devem ter pelo menos um exemplar encaminhado para guarda permanente no Arquivo Central, após a sua produção.

Art. 9º. A criação de tipos documentais deverá atender o princípio da racionalidade, e apenas se justificará se houver a necessidade de prova ou informação referente à realização de alguma atividade do Tribunal existente ou que vier a existir.

Art. 10. A classificação é atividade fundamental para gestão documental, e deverá ser realizada quando da produção ou recebimento do documento na Secretaria e nos Cartórios Eleitorais deste Tribunal.

Parágrafo único. Não serão objeto de classificação e avaliação cópias de documentos cuja produção não seja indispensável para atender a uma atividade ou rotina administrativa específica deste Tribunal.

Art. 11. Nenhum documento de arquivo do Tribunal poderá ser eliminado ou encaminhado para arquivamento intermediário ou permanente sem que haja tal previsão na Tabela de Temporalidade de Documentos.

Art. 12. Compete ao Setor de Arquivo o arquivamento intermediário e permanente dos documentos de arquivo da Secretaria do Tribunal, do Gabinete da Presidência e da Corregedoria Regional Eleitora, e, eventualmente, com autorização da Presidência, dos Cartórios Eleitorais em casos excepcionais.

Art. 13. Terão acesso direto aos documentos em arquivo intermediário:

I - Os setores e os serviços em relação aos seus próprios documentos;

II - As seções em relação aos seus próprios documentos e em relação aos documentos dos setores e dos serviços a elas subordinados;

III - As coordenadorias em relação aos seus próprios documentos e em relação aos documentos provenientes das dependências que as compõem;

IV - Os gabinetes das secretarias em relação aos seus próprios documentos e em relação aos documentos provenientes das dependências que as compõem;

V - O gabinete da Corregedoria Regional Eleitoral em relação aos seus próprios documentos e em relação aos documentos das dependências que a compõem;

VI - A Diretoria-Geral e a Presidência em relação aos seus próprios documentos e em relação aos documentos provenientes de todas as dependências da Secretaria do Tribunal.

Parágrafo único. Eventuais alterações na nomenclatura e atribuição no organograma da Secretaria do Tribunal não afetarão o cumprimento das regras acima articuladas, observando-se sempre o princípio segundo o qual cada unidade administrativa tem  acesso direto à própria documentação e a que é produzida pelas dependências que lhe são hierarquicamente subordinadas.

Art. 14. A remessa de documentos para arquivamento intermediário ou permanente deverá ser formalizada através do Termo de Transferência de Documentos e do Termo emitido pelo SADP.

Art. 15. O recebimento dos processos administrativos e judiciais para arquivamento intermediário dar-se-á após a conferência das peças que os compõem e lavratura dos respectivos Termos de Arquivamento, que deverão seguir o modelo constante do Anexo 5.

Art. 16. As eliminações de documentos, previstas na Tabela de Temporalidade, deverão ser realizadas:

I - Pelas próprias dependências, quando não houver previsão de arquivamento intermediário para os documentos a serem eliminados;

II - Pelo Setor de Arquivo, quando houver previsão de arquivamento intermediário para os documentos a serem eliminados.

Parágrafo único. A eliminação de documentos em arquivo intermediário deverá ser precedida de autorização da dependência da qual são provenientes e publicação, em Diário Oficial, de "Edital de Ciência de Eliminação de Documentos", nos termos do Anexo 1.

Art. 17. A eliminação de documentos dar-se-á por fragmentação manual ou mecânica de modo que inviabilize a recuperação das informações neles existentes e deverá ser formalizada por meio da lavratura do Termo de Eliminação de Documentos, constante do Anexo 4.

Art. 18. Os casos omissos serão resolvidos pela Direção-Geral.

Art. 19. Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação.

Sala de Sessões do Tribunal Regional Eleitoral do Estado de Sergipe, aos 11 de março de 2008.

Des. CLÁUDIO DINART DEDA CHAGAS

Presidente

Des. JOSÉ ALVES NETO

Corregedor Regional Eleitoral

Juiz EDMILSON DA SILVA PIMENTA

Juiz JOSÉ DOS ANJOS

Juíza IOLANDA SANTOS GUIMARÃES

Juiz JOSÉ GARCEZ VIEIRA FILHO

Juiz JUVENAL FRANCISCO DA ROCHA NETO

Dr. EDUARDO BOTÃO PELELLA

PROCURADOR REGIONAL ELEITORAL

ANEXO 1 (PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS)

ANEXO II (LISTA DE SIGLAS UTILIZADAS)

ANEXO 2 (TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL)

ANEXO 3 (EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS)

ANEXO 4 (TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS)

ANEXO 5 (TERMO DE ARQUIVAMENTO)