RESOLUÇÃO Nº 143, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2017

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SERGIPE, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 26, inciso XXIII, do Regimento Interno, e

CONSIDERANDO o § 2º do art. 216 da Constituição Federal, que atribui à Administração Pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear a consulta aos documentos públicos a quantos dela necessitem;

CONSIDERANDO a responsabilidade e o dever dos órgãos do Poder Judiciário de garantir e proceder à gestão de documentos, nos temos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

CONSIDERANDO a Resolução TSE nº 23.379, de 1º de março de 2012, que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental, o Sistema de Arquivos, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral;

CONSIDERANDO a Recomendação nº 37, de 15 de agosto de 2011, do Conselho Nacional de Justiça, que estabelece a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – PRONAME e seus instrumentos;

CONSIDERANDO a Resolução nº 2, de 18 de outubro de 1995, do Conselho Nacional de Arquivos, que dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para instituições arquivísticas públicas;

CONSIDERANDO a Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004, do Conselho Nacional de Arquivos, que dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos;

CONSIDERANDO a Resolução nº 24, de 3 de agosto de 2006, do Conselho Nacional de Arquivos, que estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas;

CONSIDERANDO as diretrizes estabelecidas pelo Conselho Nacional de Justiça a respeito da manutenção de documentos eletrônicos;

CONSIDERANDO a necessidade de promover a gestão, a preservação, o acesso às informações e a segurança dos documentos eletrônicos;

CONSIDERANDO que a gestão racional de documentos é um pressuposto para o cumprimento pleno da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o direito de acesso à informação;

CONSIDERANDO os estudos realizados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, instituída por meio da Portaria nº 759/2016 – DG;

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º A gestão documental e a política de manutenção de documentos físicos e eletrônicos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe adotará os procedimentos e mecanismos previstos nesta Resolução, observando-se, no que couber, o disposto na Resolução TSE nº 23.379/2012 e na Lei nº 8.159/1991.

Art. 2° Fica aprovada a proposta da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, que trata da revisão dos instrumentos de gestão documental, conforme definidos no Plano de Classificação de Documentos – PCD (Anexo 1), na Tabela de Temporalidade Documental – TTD (Anexo 2) e nos demais anexos que auxiliam a gestão documental, bem como fica instituída a política de manutenção de documentos físicos e eletrônicos no âmbito da Justiça Eleitoral de Sergipe.

Art. 3º Para os efeitos desta Resolução, consideram-se:

I – Arquivo corrente: conjunto de documentos de gestão, em tramitação ou não que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pelas unidades gestoras, a quem compete sua administração;

II – Arquivo intermediário: conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final (eliminação ou guarda permanente);

III – Arquivo permanente: conjunto de documentos que não mais respondem aos objetivos de sua criação, ou seja, estão destituídos de valor primário, sendo preservados em função de seu valor secundário;

IV – Documento: unidade de registro de informações, independente do formato, do suporte ou da natureza;

V – Documento arquivístico: toda informação suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, produzida ou recebida pelas unidades administrativas da sede do Tribunal e pelas Zonas Eleitorais na execução das suas atividades jurisdicionais e administrativas, independente do suporte em que ela esteja;

VI – Documento arquivístico digital: documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico;

VII – Documento digital ou eletrônico: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um sistema computacional, podendo ser:

a) documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico;

b) documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

VIII – Plano de Classificação de Documentos - PCD: instrumento de gestão arquivística que organiza os tipos documentais produzidos ou recebidos, conforme os critérios definidos pelo tipo de classificação adotado, e os expõe de forma hierárquica por meio das unidades de classificação;

IX – Tabela de Temporalidade Documental - TTD: instrumento de gestão arquivística em que se determinam os prazos de permanência de um documento nos arquivos setoriais e a época em que o documento deve ser transferido ao arquivo intermediário, bem como estabelece critérios para migração de suporte – digitalização ou microfilmagem – com vistas ao descarte ou recolhimento ao arquivo permanente;

X – Serviço de arquivo: processo de trabalho que envolve operações de natureza arquivística, como arquivamento, desarquivamento, transferência, descarte, alienação e eliminação, abrangendo, ainda, a análise e o gerenciamento da documentação nas fases corrente, intermediária e permanente;

XI – Serviço de protocolo: processo de trabalho que envolve o gerenciamento de documentos e informações em fase corrente – seleção, identificação, registro e classificação – recebidos e expedidos pelo Tribunal ou Cartório Eleitoral, independemente de suporte ou formato;

XII – Suporte: unidade material em que as informações são registradas, a exemplo de papel, mídia digital, papiro, plástico, pedra, argila, vidro, metal, filme, fita magnética, disco magnético, disco de vinil, chip de silício etc;

XIII – Valor primário de documentos: valor atribuído a um documento em função de seu interesse para a unidade produtora, levando-se em conta sua utilidade para fins administrativos, legais, financeiros ou probatórios; está estreitamente ligado às razões que justificam sua criação, existência, e utilização;

XIV – Valor secundário de documentos: valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido;

XV – Processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;

XVI – Requisitos funcionais de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos: referem-se a registro e captura, classificação, tramitação, avaliação e destinação, recuperação da informação, acesso e segurança, armazenamento e preservação;

XVII – Requisitos não-funcionais de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos: referem-se à utilização de padrões abertos, independência de fornecedor, integração com sistemas legados, conformidade com a legislação e os padrões de interoperabilidade do governo, atendimento a usuários internos e externos, facilidade de utilização e desempenho;

XVIII - Metadados: informações ou dados estruturados e codificados, que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acesar os documentos digitais ao longo do tempo. Os metadados referem-se a: identificação e contexto documental (identificador único, instituição produtora, nomes, assunto, datas, local, código de classificação, tipologia documental, temporalidade, destinação, versão, documentos relacionados, idioma e indexação), segurança (categoria de sigilo, informações sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais), contexto tecnológico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependências de hardware e software, tipos de mídias, algoritmos de compreensão) e localização física do documento.

CAPÍTULO II

DA GESTÃO DOCUMENTAL

Art. 4º A gestão documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, considerando o acesso, eliminação ou seu  recolhimento para guarda permanente, qualquer que seja o suporte ou a natureza do documento.

Art. 5º A gestão documental no âmbito da Justiça Eleitoral de Sergipe pressupõe:

I – padronização dos atos oficiais e das espécies e tipos de documentos adotados na comunicação institucional;

II – observância ao Plano de Classificação de Documentos – PCD, Tabela de Temporalidade Documental – TTD e Lista de Documentos Vitais – LDV;

III – adoção de cronograma de transferência e de recolhimento de documentos físicos ou eletrônicos para arquivos intermediários e permanentes;

IV – manutenção dos documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro e a implementação de estratégias de preservação desses documentos desde sua produção e pelo tempo de guarda que houver sido definido;

V – gestão arquivística de documentos armazenados em meio digital, sejam eles originariamente digitais ou digitalizados;

VI – adoção de procedimentos administrativos e técnicos que assegurem integridade, confiabilidade e acessibilidade dos documentos arquívisticos nos formatos físicos ou eletrônicos, e que gerenciem riscos e garantam a segurança de maneira a evitar corrupção, deterioração ou perda de dados;

VII – gerenciamento e controle da documentação produzida e recebida por meio de sistema próprio que contemple a captura, a movimentação, a guarda, a preservação, a temporalidade, a destinação e os graus de confidencialidade, segurança e sigilo de acesso aos documentos;

VIII – avaliação documental orientada para a preservação das informações indispensáveis à memória institucional da Justiça Eleitoral e à garantia dos direitos individuais;

IX – racionalização na produção e acumulação de documentos e a sua retenção somente pelo período estabelecido na Tabela de Temporalidade Documental – TTD;

X – acesso rápido e eficiente aos documentos arquivísticos;

XI – administração, manutenção e segurança dos sistemas informatizados de gestão de processos e documentos;

XII – previsão de infraestrutura organizacional, incluindo recursos humanos, tecnológicos e financeiros adequados, para receber, descrever, preservar e dar acesso aos documentos arquivísticos físicos e digitais sob sua guarda, garantindo o armazenamento e segurança de longo prazo;

XIII – manutenção e atualização do ambiente tecnológico responsável pela preservação e acesso aos documentos arquivísticos, como softwares, hardwares, formatos de arquivo e mídias de armazenamento;

XIV – aderência aos sistemas informatizados de gestão de processos e documentos e ao Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário – MoReq-Jus, aprovado pela Resolução nº 91/2009 do Conselho Nacional de Justiça;

XV – implantação de sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adote requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, visando garantir a integridade e a acessibilidade a longo prazo dos documentos arquivísticos.

§ 1º A política de manutenção de documentos eletrônicos visa assegurar a eficiência e eficácia da gestão documental, de maneira que na realização dos procedimentos, processos judiciais e administrativos haja segurança, transparência, economicidade e sustentabilidade ambiental, com o uso de tecnologia da informação.

§ 2º O gerenciamento e controle da documentação produzida e recebida por meio de sistema informatizado do Tribunal deve contemplar a captura, a movimentação, a guarda, a preservação, a temporalidade, a destinação e os graus de confidencialidade, segurança e sigilo de acesso aos documentos, nos casos em que a legislação estabelecer.

§ 3º A Coordenadoria de Gestão da Informação e a Seção de Arquivo devem participar da concepção, do projeto, da implantação e do gerenciamento dos sistemas eletrônicos de gestão de documentos, a fim de garantir o cumprimento dos requisitos e metadados.

§ 4º Através de ato da Diretoria-Geral, deverão ser criados grupos de trabalhos específicos visando a implementar as ações previstas neste artigo.

Art. 6º O Plano de Classificação de Documentos - PCD tem como base as funções e atividades realizadas pelo Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe e sua estrutura parte do geral para o específico, tornando possível a inserção de códigos adicionais de classificação com o desenvolvimento de novas atividades.

Art. 7º A Tabela de Temporalidade Documental - TTD é o instrumento resultante da avaliação de documentos, define os prazos de guarda nas respectivas fases corrente, intermediária e permanente ou autoriza a eliminação de documentos.

§ 1º A avaliação de documentos é entendida como o processo de análise dos valores primário e secundário dos documentos arquivísticos, bem como sua frequência de uso, visando estabelecer seus prazos de guarda e destinação final.

§ 2º Considera-se como valor primário aquele relacionado à necessidade de produção do documento no decorrer de uma atividade para finalidades administrativas, jurídicas, legais e fiscais.

§ 3º Considera-se como valor secundário aquele relacionado à potencialidade do documento de servir como prova das atividades realizadas pelo Tribunal ou Cartório Eleitoral por razões administrativas, jurídicas, legais e fiscais ou, ainda, como referência para a pesquisa em qualquer área do conhecimento.

Art. 8º Os documentos, dependendo da fase em que se encontrem, são classificados em correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles que se encontrem em curso na própria unidade em que são produzidos e que, mesmo sem movimentação, são objeto de consultas frequentes.

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso frequentes, por razões de interesse administrativo aguardam eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os documentos de valor histórico, probatório ou informativo, os quais devem ser preservados em caráter definitivo, em conformidade com a Tabela de Temporalidade Documental.

Art. 9º Integra a Lista de Documentos Vitais da Justiça Eleitoral de Sergipe:

I – decisões, regras e normas expedidas (resoluções, acórdãos, atos normativos, regimento interno, regulamento, portarias, instruções normativas etc.);

II – registros de fatos ou ocorrências (atas das sessões, relatórios de gestão, acervos fotográficos, arquivos audiovisuais de natureza institucional etc.);

III – acordos nos quais a Administração Pública seja parte (contratos, convênios, termo de cooperação etc.);

IV – publicações editadas sob a chancela do Tribunal (livros, revistas, edições eletrônicas etc.);

V – sistemas informatizados e repositórios digitais de dados e informações;

VI – documentos vinculados a obras e edifícios construídos pelo Tribunal;

VII – outros documentos assim classificados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD.

Art. 10 Os documentos classificados como vitais fazem parte do Fundo Histórico Arquivístico do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe e deverão ser preservados em caráter definitivo.

Art. 11. As unidades administrativas do Tribunal e as Zonas Eleitorais deverão utilizar o Plano de Classificação de Documentos – PCD, a Tabela de Temporalidade de Documental – TTD e a Lista de Documentos Vitais - LDV para a seleção, classificação, avaliação, descrição, guarda, transferência, recolhimento e destinação final dos documentos produzidos e recebidos.

Parágrafo único. Os instrumentos de gestão documental serão aplicados a todos os documentos do Tribunal, independentemente de serem documentos físicos ou eletrônicos.

Art. 12. Compete à Coordenadoria de Gestão da Informação – COGIN , da Secretaria Judiciária SJD, formular as diretrizes gerais da gestão documental no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe.

Parágrafo único. Na realização de suas funções a Coordenadoria de Gestão da Informação - COGIN contará com apoio técnico de outras unidades do Tribunal.

Art. 13. Compete à Seção de Arquivo - SEARQ, da Coordenadoria de Gestão da Informação - COGIN, prestar orientações e esclarecimentos solicitados pelas unidades da sede do Tribunal Regional Eleitoral e/ou pelas Zonas Eleitorais concernentes à aplicação dos instrumentos de gestão documental.

Parágrafo único. A Seção de Arquivo - SEARQ atuará como unidade técnica de apoio à Coordenadoria de Gestão da Infomação - COGIN na formulação das diretrizes gerais da gestão documental no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe.

Art. 14. Compete à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, como instrumento auxiliar às atividades da Coordenadoria de Gestão da Informação - COGIN:

I – zelar pela aplicação dos instrumentos de gestão documental no âmbito do Tribunal;

II – realizar estudos técnicos visando ao aperfeiçoamento da gestão documental, seja por iniciativa própria ou solicitação da Coodenadoria de Gestão da Informação - COGIN;

III – Atuar no processo de análise, avaliação e destinação da documentação produzida e acumulada na Justiça Eleitoral de Sergipe;

IV – acompanhar e fiscalizar os procedimentos de descartes de documentos realizados pelo Tribunal;

V – zelar pela aplicação dos critérios de valor primário e secundário dos documentos arquivísticos produzidos e recebidos pelo Tribunal;

Art. 15. Compete às Zonas Eleitorais realizarem os procedimentos de seleção e descarte de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a guarda dos documentos de natureza permanente, em conformidade com o disposto nesta Resolução.

Art. 16. Compete à Secretaria de Tecnologia da Informação:

I – manter ferramentas adequadas para o efetivo cumprimento das atividades relativas à gestão documental previstas nesta Resolução;

II – disponibilizar orientações sobre a realização de cópias de segurança dos documentos eletrônicos que estiverem armazenados em servidores;

III – disponibilizar orientações sobre rotinas de descarte dos documentos eletrônicos inativos e sem valor permanente armazenados em servidores, visando a redução de custos, bem como otimizar o desempenho, a disponibilidade e a manutenção da infraestrutura de tecnologia da informação e comunicação;

IV – garantir segurança, manutenção e preservação dos documentos digitais, em condições ideais para garantir o acesso contínuo, de maneira a permitir a transferência periódica para outros suportes ou a conversão para outros formatos e/ou sistemas;

V – assegurar a autenticidade, a integridade, a segurança, a preservação e o acesso a longo prazo dos documentos digitais em face das ameaças de degradação física e obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos;

VI – disponibilizar e manter ferramentas adequadas ao efetivo funcionamento da gestão eletrônica de documentos;

VII – definir padrões técnicos sobre os procedimentos de digitalização de documentos realizados no Tribunal.

Art. 17. Compete à Secretaria de Gestão de Pessoas, em parceria com a Escola Judiciária Eleitoral, promover a capacitação periódica dos servidores e magistrados concernente à gestão documental propiciando a disseminação de boas práticas e processos de trabalho estabelecidos por esta Resolução.

Art. 18. Compete aos gestores do Tribunal Regional Eleitoral:

I – observar a política de gestão documental no âmbito de suas unidades;

II – garantir que sejam realizadas cópias de segurança dos documentos eletrônicos relevantes que estiverem armazenados em servidores;

III – adotar rotinas de descarte dos documentos eletrônicos inativos e sem valor permanente armazenados em servidores, visando a redução de custos, bem como otimizar o desempenho, a disponibilidade e a manutenção da
infraestrutura de tecnologia da informação.

CAPÍTULO III

DOS SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS

Art. 19. Caberá a Secretaria de Tecnologia da Informação deste Tribunal desenvolver, adquirir ou implementar, conforme o caso, sistema eletrônico de gestão arquivística de processos e documentos, em conformidade com as diretrizes desta Resolução e que adote requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos.

Art. 20. O sistema eletrônico de gestão arquivística de processos e documentos deverá adotar estrutura de classificação dos documentos, considerando-se o assunto, a função e as atividades geradoras dos documentos, rotinas de descarte dos documentos inativos e sem valor permanente, visando à redução de custos, bem como otimizar o desempenho, disponibilidade e manutenção da infraestrutura de tecnologia da informação e comunicação.

§ 1º Para os fins previsto no caput deste artigo, o sistema informatizado deverá adotar o Plano de Classificação de Documentos - PCD, utilizando a mesma nomenclatura e notação, bem como a Tabela de Temporalidade de Documental -TTD, com a mesma nomenclatura e temporalidade.

§ 2º Nos sistemas informatizados de gestão de processos e documentos, o acervo digital avaliado como de guarda permanente deve ser objeto de proteção especial por meio de medidas de preservação eletrônica, visando o acesso permanente no tempo, independente de evoluções tecnológicas e do sistema originário.

§ 3º Os procedimentos para utilização de sistemas de gestão documental ou arquivística deverão estar descritos detalhadamente em manual de usuário do sistema.

CAPÍTULO IV

DO ARQUIVAMENTO, ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS E OUTROS PROCEDIMENTOS

Art. 21. Os procedimentos de arquivamento, desarquivamento, empréstimo e eliminação de documentos físicos ou digitais deverão ser realizados por sistemas informatizados de gerenciamento eletrônico de processo e documentos de que trata o artigo 19 desta resolução.

§ 1º Os prazos de guarda determinados na Tabela de Temporalidade Documental - TTD deverão ser contados a partir do término da tramitação do documento eletrônico no sistema.

§ 2º Ao realizar o descarte dos documentos eletrônicos, as informações deverão ser efetivamente indisponibilizadas, considerando-se que a eliminação dos documentos digitais não implica a eliminação de seus metadados.

§ 3º Não serão descartados processos ou documentos físicos ou eletrônicos em tramitação, com pendências, sob litígio ou investigação.

§ 4º Todas as cópias dos documentos digitais descartados, inclusive cópias de segurança e cópias de preservação, independentemente do suporte, deverão ser destruídas.

§ 5º As unidades arquivísticas são responsáveis pela gestão documental, especialmente no que se refere ao recebimento, avaliação, destinação, guarda e acesso aos documentos físicos e digitais.

§ 6º Até que seja implementado o sistema específico previsto no caput deste artigo, as unidades administrativas da sede do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe e as Zonas Eleitorais utilizarão, conforme o caso, o Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos – SADP, o Sistema Eletrônico de Informações – SEI, o Sistema Processo Judicial Eletrônico – PJE e os demais instrumentos e procedimentos arquivísticos já disponibilizados pelo Tribunal.

Art. 22. Nenhum documento arquivístico da Justiça Eleitoral de Sergipe poderá ser encaminhado para arquivamento intermediário ou permanente ou ser eliminado, sem que haja tal previsão na Tabela de Temporalidade Documental – TTD.

Art. 23. Os serviços de arquivo deverão manter registros individualizados dos documentos arquivísticos sob sua custódia, utilizando procedimentos de indexação e descrição, seguindo critérios e normas universais aplicáveis à matéria.

§ 1º Compete à Seção de Arquivo - SEARQ a guarda dos processos e documentos da Secretaria do Tribunal nas fases intermediária e permanente, cabendo às Zonas Eleitorais o rquivamento de seus documentos em todas as suas fases.

§ 2º A transferência de documentos digitais para a arquivo intermediário ou permanente deve observar os procedimentos previstos em instrução de trabalho ou manual a ser expedido pela Coordenadoria de Gestão da Informação e Seção de Arquivo.

Art. 24. O descarte de documentos em fase corrente na sede do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe será realizado pelas respectivas unidades administrativas, sob a orientação da Seção de Arquivo - SEARQ e da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD.

Art. 25. O descarte de documentos em fase intermediária, na sede do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe, será feito pela Seção de Arquivo - SEARQ.

§ 1º Recebida a anuência das unidades, a Seção de Arquivo - SEARQ elaborará edital de ciência de descarte de documentos, a ser encaminhada à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, que procederá o envio do edital ao Diretor Geral para ser assinado e publicado no Diário da Justiça Eletrônica do TRE-SE.

§ 2º Decorrido o prazo de 45 (quarenta e cinco) dias da publicação do edital de ciência de descarte de documentos, a Seção de Arquivo - SEARQ elaborará o termo de eliminação de documentos, a ser publicado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD no Diário da Justiça Eletrônico do TRE–SE.

Art. 26. A cada procedimento de descarte de documentos em fase corrente e intermediária deverão ser preservadas amostras que farão parte do acervo dos arquivos do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe, as quais serão organizadas em pastas.

§ 1º Serão preservadas duas caixas de tamanho pequeno (padrão) a serem selecionadas como amostras, sempre que o procedimento de descarte resultar no total de cinquenta caixas.

§ 2º A eliminação de documentos dar-se-á por fragmentação manual ou mecânica de modo que inviabilize a recuperação das informações neles existentes e deverá ser formalizada por meio da lavratura do termo de eliminação de documentos

§ 3º A eliminação de documentos será realizada mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio de reciclagem do material descartado, ficando autorizada a sua destinação a programas de natureza social.

CAPÍTULO V

Das disposições finais

Art. 27. A política de gestão documental e demais procedimentos previstos nesta Resolução serão implementados, gradativamente, até 31 de dezembro de 2019, seguindo-se planejamento apresentado pela Coordenadoria de Gestão da Informação e Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD.

Parágrafo único. Deverão ser priorizados recursos orçamentários e tecnológicos para a implantação da Política de Gestão Documental - PGD de que trata esta Resolução.

Art. 28. O Plano de Classificação de Documentos – PCD, a Tabela de Temporalidade Documental, a Lista de Documentos Vitais e os demais instrumentos de gestão documental deste Tribunal serão atualizados, mediante Portaria do Diretor Geral, em face de estudos técnicos realizados pela Coordenadoria de Gestão da Informação - COGIN, Seção de Arquivo - SEARQ e Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD.

Art. 29. Respeitada a existência de recursos orçamentários, o Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe promoverá, no prazo de 6 (seis) anos, a constituição de arquivo permanente para guarda dos documentos físicos que fazem parte do Fundo Histórico Arquivístico.

Art. 30. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência do Tribunal.

Art. 31. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se a Resolução TRE/SE nº 130/2010.

Sala de Sessões do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe, aos 19 dias do mês de dezembro de 2017.

DES. RICARDO MÚCIO SANTANA DE ABREU LIMA

Presidente DO TRE/SE

DES. EDSON ULISSES DE MELO

Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral

JUIZ FÁBIO CORDEIRO DE LIMA

JUÍZA DAUQUÍRIA DE MELO FERREIRA

JUIZ JOSÉ DANTAS DE SANTANA

JUÍZA DENISE MARIA DE BARROS FIGUEIREDO

JUÍZA ÁUREA CORUMBA DE SANTANA

ANEXO 1

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS – PCD

100 ADMINISTRAÇÃO GERAL

Série composta por tipos documentais relacionados às atividades de gerenciamento político-administrativo do TRE-SE. Em geral os documentos refletem as decisões da Diretoria-Geral, política interna da instituição, decisões administrativas, atividades das unidades com vista ao planejamento, controle e execução das atribuições do órgão.

100-0 Políticas e normas

Subsérie composta por tipos documentais produzidos no desempenho de sua política administrativa, especialmente de natureza normativa.

100-1 Gestão estratégica

Subsérie composta por tipos documentais produzidos no desempenho de atividades de planejamento estratégico, ações e projetos de interesse da instituição.

100-2 Correspondência expedida

Subsérie composta por tipos documentais produzidos e expedidos pela instituição, cujos destinatários são terceiros e as próprias unidades administrativas do tribunal.

100-3 Correspondência recebida

Subsérie composta por tipos documentais concernentes as comunicações recebidas pelo órgão, abrangendo inclusive as correspondências das zonas eleitorais.

100-4 Generalidades

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo recebidos pelo tribunal cujo conteúdo informacional não se relaciona diretamente com as atividades fundamentais do tribunal.

100-5 Gestão de contrato

Subsérie composta por tipos documentais de caráter jurídico-administrativo referentes às relações firmadas entre o tribunal e outras instituições públicas e privadas para o estabelecimento entre si de direitos e obrigações. Trata-se de contratos, termos aditivos relacionados às atividades de prestação de serviço ou fornecimento de equipamentos e materiais.

100-6 Convênio

Subsérie composta por documentos de natureza jurídico-administrativo firmados entre o tribunal e outras instituições públicas e privadas para o estabelecimento de cooperação técnica e/ou administrativa em que todos os partícipes estão em igualdade de posição jurídica.

100-7 Vago

100-8 Estudo, levantamento e pesquisa

Subsérie composta por documentos de caráter técnico-administrativo visando ao estudo e à pesquisa de temas relacionados ao interesse do tribunal. Trata-se de relatórios, pareceres relativos a levantamentos e a pesquisas realizadas pelas diversas unidades do tribunal.

100-9 Gestão das unidades

Subsérie composta por documentos de natureza administrativa referente à organização e ao funcionamento das diferentes unidades técnicas do tribunal. Destacam-se as propostas orçamentárias, relatórios de atividade e outros.

100-10 Auditoria e sindicância

Subsérie composta por documentos relativos a auditorias internas e externas e também de sindicâncias e investigações internas ocorridas no âmbito do tribunal. Destacam-se os procedimentos administrativos versando sobre auditoria e controle, apuração de responsabilidade e ação disciplinar, acidentes de trânsito, infrações e multas, denúncias, inquéritos e relatórios de auditoria.

100-11 Vago

100-12 Eventos e solenidades

Subsérie composta por documentos relativos aos eventos político-administrativos e sociais desenvolvidos pelo tribunal ou com a sua participação. Trata-se de dossiês contendo documentos avulsos de eventos e solenidades, registros fotográficos, fôlders, convites e outros.

130 MATERIAL e PATRIMÔNIO

Série composta por subséries e dossiês compostos por documentos gerados pelas atividades de controle, fiscalização, preservação patrimonial, compra, solicitação de materiais e distribuição, bem como as solicitações de aquisição de bens permanentes, identificação e produção de inventários do patrimônio físico, transferência, doação, alienação de bens do tribunal. As espécies documentais mais encontradas são procedimentos administrativos, formulários, listagens e correspondências.

130-0 Políticas e normas

Subsérie formada por documentos de caráter político-administrativo referentes à política de aquisição, controle de materiais permanentes e de consumo no âmbito do tribunal. Trata-se de manuais de procedimentos e outros documentos contendo diretrizes para o funcionamento da área de administração de material e patrimônio.

130-1 Correspondência expedida

Subsérie composta por tipos documentais produzidos e expedidos no âmbito das unidades que gerenciam e administram as atividades afins à área de patrimônio e almoxarifado.

130-2 Correspondência recebida

Subsérie composta por tipos documentais concernentes às comunicações recebidas no âmbito das atividades afins à área de patrimônio e almoxarifado.

130-3 Generalidades

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo recebidos pelo tribunal cujo conteúdo informacional não se relaciona diretamente às atividades de gestão de materiais e patrimônio.

130-4 Vago

130-5 Administração de patrimônio

Subsérie composta por dossiês e documentos de caráter técnico-administrativo referentes à administração de bens móveis e imóveis, registro e controle de movimentação desses bens.

130-5.01 Solicitação e/ou aquisição de material permanente

Dossiê composto por documentos de caráter administrativo, referentes às solicitações e às aquisições de materiais permanentes. Os tipos documentais comuns são os procedimentos relacionados a licitações, pregões, formulários de contratação, termos de referência, projetos básicos e outros.

130-5.02 Movimentação de bens

Dossiê composto por documentos de caráter administrativo, referentes a recebimento, doação, cessão e alienação de bens, bem como o controle da movimentação desses bens no âmbito do órgão.

130-5.03 Inventário de bens

Dossiê composto por documentos de caráter administrativo refentes ao controle anual de movimentação do patrimônio da instituição. Trata-se de procedimentos administrativos versando sobre inventário físico.

130-5.04 Bens patrimoniais

Dossiê composto por documentos de caráter administrativo e jurídico referentes à documentação de registro de bens. Trata-se de registro cartorial de imóveis, documentação de equipamentos, automóveis e outros.

130-6 Administração de material

Subsérie composta por dossiês e documentos de caráter técnico-administrativo referentes à administração de material de consumo, registro e controle de movimentação desses materiais.

130-6.01 – Solicitação e/ou aquisição de material de consumo

Dossiê composto por documentos administrativos referentes à solicitação e aquisição de material de consumo. Os tipos documentais mais frequentes são os procedimentos de licitações, pregões, formulários de contratação, termo de referência, projeto básico.

130-6.02 Movimentação de material

Dossiê composto por documentos de caráter administrativo, referentes a recebimento e controle da movimentação de materiais de consumo. Os tipos documentais mais frequentes são relatórios de solicitação de material pelas unidades e guia de remessa de material.

130-6.03 Inventário de material

Dossiê composto por documentos de caráter administrativo, referentes ao controle anual do almoxarifado do Tribunal.

130-6.04 Documentação de material de consumo

Dossiê composto por documentos administrativos, referentes ao controle da documentação fiscal de materiais de consumo recebidos no almoxarifado.

130-7 Fornecedor

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo contendo informações sobre os fornecedores de materiais.

150 SERVIÇOS

Série composta pelas atividades de manutenção, reparo, execução de obras, segurança, transporte, solicitação de serviços diversos, controle de entrada e saída de pessoas e cadastro de prestadores de serviço no âmbito do tribunal.

150-0 Políticas e normas

Subsérie formada por documentos de caráter político-administrativo referentes à prestação de serviço. Trata-se de manuais de procedimentos e outros documentos contendo diretrizes gerais para prestação de serviços.

150-1 Correspondência expedida

Subsérie composta por tipos documentais produzidos e expedidos no âmbito das unidades que gerenciam e administram as atividades afins à área de prestação de serviço.

150-2 Correspondência recebida

Subsérie composta por tipos documentais concernentes às comunicações recebidas no âmbito das atividades afins à área de prestação de serviços.

150-3 Generalidades

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo recebidos pelo Tribunal, cujo conteúdo informacional não se relaciona diretamente às atividades de prestação de serviço.

150-4 Solicitação de serviço

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo referentes às solicitações e prestações de serviço. Os tipos documentais mais frequentes são os procedimentos de licitações, pregões, formulários de contratação, termos de referência, projetos básicos.

150-5 Prestador de serviço

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo, contendo informações sobre os prestadores de serviço – pessoa física ou jurídica. Trata-se de procedimentos administrativos sobre atestado de capacidade técnica, proposta de empresa.

150-6 Obras

Subsérie composta por documentos de caráter técnico-administrativo referentes à realização de reformas e obras nos imóveis do tribunal. Trata-se de procedimentos administrativos e dossiês arquitetônicos contendo plantas, cronogramas de obra e projetos de reforma.

150-7 Segurança, transporte e controle de portaria

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo referentes ao controle de segurança de entrada e saída de pessoas, materiais, equipamentos, transportes de servidores, roteiros de viagens e outros.

180 ORÇAMENTO e FINANÇAS

Série composta de documentos de caráter técnico-administrativo e jurídico financeiro referentes às atividades de elaboração, execução orçamentária e ao controle contábil e financeiro do tribunal. Incluem-se prestação de contas, provisionamento, destaque e transferências de créditos. O conteúdo informacional básico desse conjunto documental refere-se à administração orçamentária e financeira, contabilidade e movimentação bancária do tribunal.

180-0 Políticas e normas

Subsérie composta por documentos de caráter jurídico financeiro referentes às decisões sobre o controle financeiro e orçamentário no âmbito do Tribunal. Trata-se de diretrizes e procedimentos aplicáveis às áreas de orçamento e finanças.

180-1 Correspondência expedida

Subsérie composta por tipos documentais produzidos e expedidos no âmbito das unidades que gerenciam e administram as atividades afins à área de orçamento e finanças.

180-2 Correspondência recebida

Subsérie composta por tipos documentais concernentes às comunicações recebidas no âmbito das atividades afins à área de orçamento e finanças.

180-3 Generalidades

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo recebidos pelo Tribunal, cujo conteúdo informacional não se relaciona diretamente às atividades de orçamento e finanças.

180-4 Movimentação bancária

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo referente ao controle de movimentação bancária na conta do tribunal, ordens bancárias e extratos de conta.

180-5 Vago

180-6 Prestação de contas

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo, contábil e financeiro relacionados às informações anuais das receitas e despesas efetuadas pelo órgão e encaminhadas ao Tribunal de Contas da União para aprovação e procedimentos administrativos relativos a tomada de contas e à prestação de contas.

180-7 Liquidação de despesa e autorização de pagamento

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo e financeiro relacionados ao pagamento de despesas efetuadas pelo tribunal. Incluem-se procedimentos administrativos denominados liquidação de despesas e restos a pagar.

180-8 Suprimento de fundo

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo e financeiro relacionados à comprovação de despesa, concessão e devolução de suprimento de fundo.

180-9 Registro e movimento financeiro

Subsérie composta por documentos contendo informações sobre a movimentação financeira do tribunal. Incluem-se programação financeira, nota de lançamento, nota de empenho e ordem bancária.

180-10 Registro e movimento orçamentário

Subsérie composta por documentos contendo informações sobre os registros e o movimento orçamentário efetuado pelo Tribunal. Incluem-se registros denominados notas de empenho autorizando despesa.

180-11 Reembolso de despesa

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo e financeiro referentes ao reembolso de despesa devidamente autorizadas, efetuadas por servidores no cumprimento de suas atividades.

300 GESTÃO DA INFORMAÇÃO

Série formada por subsérie, contendo tipos documentais de caráter técnico-administrativo referentes ao gerenciamento da informação e à gestão documental do tribunal. O conceito informacional básico desta série refere-se à política de tratamento, conservação, acesso e disponibilização das informações produzidas e recebidas pelo órgão no decurso de suas atividades. Incluem-se publicações, produção editorial, impressão, distribuição de matérias, aquisição de livros, revistas e periódicos, controle de empréstimo e acesso à documentação histórica.

300-0 Políticas e normas

Subsérie composta por documentos de caráter político-administrativo relacionados às diretrizes e procedimentos aplicáveis às áreas de gerenciamento da informação e de gestão documental.

300-1 Correspondência expedida

Subsérie composta por tipos documentais produzidos e expedidos no âmbito das unidades que gerenciam e administram as atividades afins à área de informação e de gestão documental.

300-2 Correspondência recebida

Subsérie composta por tipos documentais concernentes às comunicações recebidas no âmbito das atividades afins à área de informação e de gestão documental.

300-3 Generalidades

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo recebidos pelo tribunal, cujo conteúdo informacional não se relaciona diretamente às atividades de gestão da informação.

300-4 Controle da movimentação e do trâmite de documentos

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo referentes ao controle do trâmite documental no tribunal. Incluem-se relatórios de tramitação emitidos pelo Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP), livros de protocolo, editais de descarte e demais documentos que registrem a movimentação, entrada e saída de documentos nas unidades administrativas.

300-5 Controle de produção de documentos

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo, referentes ao controle da produção e recebimento de correspondências nas diversas unidades do tribunal.

300-6 Gestão e planejamento de pesquisa

Subsérie composta por documentos técnicos referentes ao controle da documentação produzida e recebida pelo tribunal. Incluem-se inventários, planos de classificação de documentos, tabelas de temporalidade documental e solicitações de pesquisas eleitorais.

300-7 Publicação

Subsérie composta por documentos que se referem à produção de livros, periódicos, revistas, fôlders, arquivos audiovisuais, contendo informações técnico-administrativas publicadas pelo tribunal no decurso de suas atividades.

500 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Série formada por subséries e dossiês compostos por documentos referentes ao gerenciamento da implementação de soluções tecnológicas, da infraestrutura de tecnologia e segurança da informação, e do desenvolvimento e suporte aos sistemas eleitorais e às aplicações corporativas.

500-0 Políticas e normas

Subsérie composta por documentos de caráter político-administrativo relacionados às diretrizes e aos procedimentos aplicáveis à gestão da tecnologia da informação no tribunal. Trata-se de manuais de procedimento contendo diretrizes para o funcionamento da área de TI.

500-1 Correspondência expedida

Subsérie composta por tipos documentais produzidos e expedidos no âmbito das unidades que gerenciam e administram as atividades afins à área da tecnologia informação.

500-2 Correspondência recebida

Subsérie composta por tipos documentais concernentes às comunicações recebidas no âmbito das atividades afins à área da tecnologia informação.

500-3 Generalidades

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo recebidos pelo tribunal, cujo conteúdo informacional não se relaciona diretamente às atividades de tecnologia da informação.

500-4 sistemas corporativos

Subsérie composta por documentos referentes ao desenvolvimento, à customização e à manutenção de sistemas (softwares) corporativos do Tribunal, incluindo sistemas administrativos e judiciais.

500-4.01 Desenvolvimento de sistemas corporativos

Dossiê composto por documentos referentes às atividades de desenvolvimento e implementação de sistemas (softwares) corporativos. Incluem-se documentos relativos a levantamento de requisitos, bem como relacionados à modelagem, programação, teste, homologação e implantação.

500-4.02 manutenção de sistemas corporativos

Dossiê composto por documentos referentes às atividades de manutenção corretiva, adaptativa e preventiva de sistemas (softwares) já implementados e em produção. Incluem-se atividades de correções e ajuste de programação, suporte, relatórios de teste e novas versões.

500-5 Infraestrutura

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo, referentes às atividades de produção, suporte operacional e administração de banco de dados, bem como às redes de comunicação de dados e à administração de sites internos e externos.

500-5.01 Redes de comunicação

Dossiê composto por documentos referentes às atividades de implantação e manutenção de redes de comunicação de dados locais e externas. Incluem-se documentos relativos à arquitetura de rede, à extensão geográfica, à topologia, aos meios de transmissão – se por cabo ou sem fio, etc.

500-5.02 Banco de dados

Dossiê composto por documentos referentes às atividades de instalação e migração de sistemas gerenciadores de banco de dados – SGBDs, bem como de administração, modelagem, auditoria, ajuste, restauração e backup de dados.

500-5.03 Web sites

Dossiê composto por documentos referentes às atividades de leiaute, publicação, manutenção de sites da Intranet e Internet, incluindo-se o portal da Justiça Eleitoral e as contas em redes sociais externas.

900 PESSOAL

Série formada por subséries e dossiês compostos por documentos de natureza administrativa, referentes ao gerenciamento de gestão de pessoas. O conteúdo informacional básico dessa série refere-se aos direitos e deveres dos servidores. Incluem-se portarias, procedimentos administrativos, correspondências, pastas funcionais, concursos públicos, frequências, pagamentos, averbações e benefícios.

900-0 Políticas e normas

Subsérie composta por documentos de caráter político-administrativo relacionados à gestão de pessoas deste tribunal. Trata-se de manuais de procedimentos e documentos contendo diretrizes para o funcionamento da área de gestão de pessoas.

900-1 Correspondência expedida

Subsérie composta por tipos documentais produzidos e expedidos no âmbito das unidades que gerenciam e administram as atividades afins à área de gestão de pessoas.

900-2 Correspondência recebida

Subsérie composta por tipos documentais concernentes às comunicações recebidas no âmbito das atividades afins à área de gestão de pessoas.

900-3 Generalidades

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo recebidos pelo tribunal, cujo conteúdo informacional não se relaciona diretamente às atividades de gestão de pessoal.

900-4 Assentamento funcional

Subsérie composta por documentos de natureza administrativa, referentes à vida funcional dos servidores do tribunal. Nessa subsérie existem as pastas funcionais, procedimentos administrativos e registros de assentamento individual.

900-4.01 Documentação pessoal

Dossiê composto por documentos pessoais de servidor, necessários ao registro na Secretaria de Gestão de Pessoas. Trata-se de cópias de carteira de identidade, cadastro de pessoa física, declaração de imposto de renda, registros civis, certidões de dependentes, portarias de nomeação.

900-4.02 Nomeação, designação e dispensa

Dossiê composto por documentos relativos às nomeações, designações e dispensas de servidores no âmbito do tribunal.

900-4.03 Vago

900-4.04 Pensão

Dossiê composto por documentos referentes aos pedidos de registro de pensões vitalícias, temporárias e alimentícias.

900-4.05 Licença e afastamento

Dossiê composto por documentos de caráter administrativo referentes à licença e afastamento solicitado pelo servidor durante o exercício do cargo. Incluem-se procedimentos administrativos sobre licença-maternidade, licença para estudos, licença para tratar de assuntos particulares, licenças médicas.

900-4.06 Averbação

Dossiê composto por documentos de caráter administrativo referentes à contagem de tempo de serviço e de contribuição previdenciária para efeito de aposentadoria.

900-4.07 Aposentadoria

Dossiê composto por tipos documentais de natureza administrativa referentes à aposentadoria do servidor. Incluem-se procedimentos de aposentadoria, abono de permanência.

900-4.08 Exoneração

Dossiê composto por documentos de caráter administrativo referentes à exoneração do servidor.

900-4.09 Avaliação e estágio probatório

Dossiê composto por documentos de natureza administrativa referentes à avaliação do servidor. As tipologias documentais incluem procedimentos administrativos sobre estágio probatório.

900-4.10 Vago

900-4.11 Férias

Dossiê composto por documentos referentes ao descanso remunerado gozado pelos servidores do Tribunal. O conteúdo informacional dominante são notificação de férias, escala de férias e controle de férias.

900-5 Vago

900-6 Frequência

Subsérie composta por documentos referentes ao controle de presença de servidores, abono de ponto e justificativas de falta, registro do serviço extraordinário.

900-7 Imposto de renda

Subsérie composta por documentos referentes ao pagamento de imposto descontado em folha. Trata-se de procedimento administrativo de recolhimento de imposto.

900-8 Diárias e passagens

Subsérie composta por documentos referentes à solicitação de diária, passagem e acerto de contas de diárias utilizadas pelos servidores, colaboradores, custeadas pelo tribunal.

900-9 Pagamento de pessoal

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo referentes a pagamentos de vencimentos, proventos e benefícios efetuados pelo tribunal. Trata-se de folhas de pagamento, contracheques e procedimentos administrativos de ressarcimento ao erário.

900-10 Benefícios

Subsérie composta por dossiês e documentos de caráter administrativo referentes aos benefícios oferecidos pelo Tribunal aos servidores, dependentes e pensionistas.

900-10.01 Assistência médica complementar

Dossiê composto por documentos referentes ao controle, registro e cadastro de servidores e dependentes nos planos de saúde conveniados ao tribunal.

900-10.02 Auxílio-alimentação

Dossiê composto por documentos de natureza administrativa referentes à solicitação, controle e pagamento de auxílio-alimentação aos servidores do tribunal.

900-10.03 Vago

900-10.04 Auxílio-funeral

Dossiê composto por documentos referentes a controle, solicitação e pagamento de auxílio-funeral.

900-10.05 Auxílio médico-psicológico complementar

Dossiê composto por documentos referentes ao auxílio médico-psicológico a que fizerem jus os servidores do tribunal.

900.10.06 Auxílio-natalidade

Dossiê composto por documentos de natureza administrativa referentes à solicitação, controle e pagamento de auxílio-natalidade aos servidores do tribunal.

900.10.07 Reembolso médico e odontológico

Dossiê composto por documentos referentes à solicitação, controle e pagamento de auxílio-médico e de auxílio-odontológico a servidores do tribunal. Trata-se na grande maioria de procedimentos administrativos referentes ao reembolso de despesas médicas e odontológicas previstas na política de assistência médica e social do órgão.

900-10.08 Auxílio pré-escolar

Dossiê composto por documentos de natureza administrativa referentes à solicitação, controle e pagamento de auxílio pré-escolar aos servidores do Tribunal.

900-10.09 Auxílio-reclusão

Dossiê composto por documentos de natureza administrativa referentes à solicitação, controle e pagamento de auxílio-reclusão aos beneficiários.

900-10.10 Auxílio-transporte

Dossiê composto por documentos de natureza administrativa referentes à solicitação, controle e pagamento de auxílio-transporte aos servidores do Tribunal.

900-10.11 Bolsa de estudo

Dossiê composto por documentos de natureza administrativa referentes à solicitação, controle de pagamento de bolsa de estudo aos servidores do tribunal.

900-10.12 Consignação para empréstimo bancário

Dossiê composto por documentos de caráter administrativo referentes à solicitação, controle e pagamento de empréstimo bancário aos servidores do tribunal.

900-10.13 Consignação para crédito imobiliário

Dossiê composto por documentos de natureza administrativa referentes à solicitação, controle e pagamento de financiamento imobiliário a servidores do tribunal.

900-10.14 Vago

900-11 Adicional de qualificação – AQ

Dossiê composto por documentos relacionados à concessão de adicional de qualificação aos servidores do tribunal em razão dos conhecimentos adicionais adquiridos em ações de treinamento, títulos, diplomas ou certificados de cursos de pós-graduação, em sentido amplo ou estrito.

900-12 Requisição e cessão de servidor.

Série composta por documentos de caráter administrativo referentes a servidor requisitado e a cessão de servidor.

900-13 Desenvolvimento na carreira

Série composta por documentos que registram o desenvolvimento do servidor dentro da instituição. Trata-se na grande maioria de procedimentos administrativos.

900-14 Treinamento, capacitação e desenvolvimento

Subsérie composta por dossiês e documentos referentes aos eventos de treinamentos, de capacitação e desenvolvimento dos servidores do tribunal.

900-14.01 Treinamento interno

Dossiê composto por documentos referentes aos treinamentos, seminários, congressos, palestras e demais eventos promovidos pelo tribunal.

900-14.02 Treinamento externo

Dossiê composto por documentos referentes aos treinamentos, seminários, congressos, palestras e demais eventos promovidos por terceiros com a participação de servidores do tribunal.

900-15 Concurso público

Subsérie composta por documentos referentes aos concursos públicos realizados pelo Tribunal. Trata-se de procedimentos administrativos contendo documentos sobre concurso, tais como: contratação de empresa para realização de provas, edital, prova, lista de aprovado, recurso.

900-15.01 Concurso interno de remoção

Dossiê composto por documentos referentes a concurso interno de remoção realizado pelo órgão, para preenchimento de vagas existentes na sede ou nas zonas eleitorais. Trata-se de concurso restrito aos servidores do quadro efetivo do TRE-SE.

900-16 Assistência médica e social

Subsérie composta por dossiês e documentos referentes à assistência médica, odontológica e social prestada pelo tribunal aos seus servidores, dependentes, pensionistas e colaboradores.

900-16.01 Prontuário médico e odontológico

Dossiê composto por documentos relativos ao registro de atendimento médico e odontológico prestado aos servidores, dependentes e pensionistas do tribunal, bem como resultados de exames e licenças médicas.

900-16.02 Junta médica

Dossiê composto por documentos relativos ao registro de análise médica e de laudos sobre o servidor, para fins de auditoria e aposentadoria.

900-16.03 Campanhas e programas da área de saúde

Dossiê composto por documentos relativos às campanhas e aos programas promovidos pelo Serviço de Assistência Médica e Odontológica do tribunal para tratamento, prevenção e conscientização dos servidores, dependentes e pensionistas.

900-17 Estagiário

Subsérie composta por documentos referentes à avaliação do estagiário bolsista de instituição de ensino. As tipologias documentais dominantes encontradas nessa subsérie são os procedimentos administrativos versando sobre programa de estágio.

900-18 Membros, procuradores, juízes e promotores eleitorais

Subsérie composta por documentos referentes ao assentamento funcional de membros, procuradores, juízes e promotores eleitorais.

2000 ATIVIDADE JUDICIÁRIA

Série formada por subséries e dossiês compostos por documentos produzidos e acumulados no decurso das atividades judiciais do tribunal. O conjunto documental que compõe essa série contém informações sobre as decisões de conflitos na área eleitoral, decisões judiciais na área administrativa, controle e execução das eleições. A espécie documental mais encontrada nessa série é o processo judicial, resultando em decisões judiciais e administrativas exaradas pelo tribunal no decurso de suas funções institucionais. A codificação das subséries acompanham os números de classes judiciais adotados pelo tribunal.

2000-0 Políticas e normas

Subsérie composta por documentos de caráter jurídico-administrativo relacionados à atividade judiciária. Trata-se de procedimentos adotados no âmbito da área judiciária, no desempenho de suas funções.

2000-0.01 Acórdão

Dossiê composto por documentos e informações relativas às decisões constantes em acórdãos com seus respectivos processos judiciais.

2000-0.02 Resolução

Dossiê composto por documentos e informações relativas às decisões constantes em resoluções do tribunal com seus respectivos processos judiciais.

2000-0.03 Decisão monocrática

Dossiê composto por documentos e informações relativas às decisões monocráticas exaradas pelos membros do Tribunal em processos judiciais.

2000-0.04 Ata de sessão

Dossiê composto por documentos e informações relativas ao registro das sessões realizadas no órgão. As tipologias incluem registros jurídico-administrativos, atas das sessões e respectivas gravações digitais.

2000-0.05 Peça processual

Dossiê composto por documentos relativos a processos judiciais em julgamento no Tribunal, protocolados para serem juntados aos respectivos processos. Trata-se de embargos, petições, requerimentos, contrarrazões, contestações, informações, defesas, agravos regimentais, recursos, procurações, etc.

2000-0.06 Registro jurídico-administrativo

Dossiê composto por documentos relacionados ao controle de atos jurídicos e administrativos realizados pelo tribunal.

2000-0.07 Comunicação, informação e publicação processual

Dossiê composto por documentos que resultam da necessidade de troca de informações entre os diversos órgãos e instâncias da Justiça Eleitoral, a fim de assegurar o andamento dos feitos judiciais, além dos documentos criados para cientificação e informação às partes envolvidas em atos processuais.

2000-1 Ação Cautelar – AC

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 1, denominada Ação Cautelar – AC. Compreende todos os pedidos de natureza cautelar.

2000-2 Ação de Impugnação de Mandato Eletivo – AIME

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 2, denominada Ação de Impugnação de Mandato Eletivo – AIME.

2000-3 Ação de Investigação Judicial Eleitoral – AIJE

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 3, denominada Ação de Investigação Judicial Eleitoral – AIJE.

2000-4 Ação Penal – AP

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 4, denominada Ação Penal – AP

2000-5 Ação Rescisória – AR

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 5, denominada Ação Rescisória – AR.

2000-6 Apuração de Eleição – AE

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 7, denominada Apuração de Eleição – AE.

2000-7 Conflito de Competência – CC

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 9, denominada Conflito de Competência – CC. Abrange todos os conflitos em que o julgamento é da competência do tribunal.

2000-8 Consulta – Cta

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 10, denominada Consulta – Cta.

2000-9 Correição – Cor

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 11, denominada Correição – Cor

2000-10 Criação de Zona Eleitoral ou Remanejamento – CZER

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 12, denominada Criação de Zona Eleitoral – CZER

2000-11 Embargos à Execução – EE

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe e relativos à classe processual nº 13, denominada Embargos à Execução – EE.

2000-12 Exceção – Exc

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos a classe processual nº 14, denominada Exceção – Exc.

2000-13 Execução Fiscal – EF

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 15, denominada Execução Fiscal – EF.

2000-14 Habeas Corpus – HC

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional de Sergipe relativos à classe processual nº 16, denominada Habeas Corpus – HC.

2000-15 Habeas Data – HD

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 17, denominada Habeas Data – HD.

2000-16 Inquérito – Inq

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 18, denominada Inquérito – Inq.

2000-17 Instrução – Inst

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 19, denominada Instrução – Inst.

2000-18 Mandado de Injunção – MI

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 21, denominada Mandado de Injunção – MI.

2000-19 Mandado de Segurança – MS

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 22, denominada Mandado de Segurança – MS

2000-20 Pedido de Desaforamento – PD

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 23, denominada Pedido de Desaforamento – PD.

2000-21 Petição – Pet

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 24, denominada Petição – Pet.

2000-22 Prestação de Contas – PC

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 25, denominada Prestação de Contas – PC.

2000-23 Processo Administrativo – PA

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 26, denominada Processo Administrativo – PA. Compreende os procedimentos que versam sobre requisições de servidores pelo Tribunal.

2000-24 Propaganda Partidária – PP

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 27, denominada Propaganda Partidária – PP.

2000-25 Reclamação – Rcl

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 28, denominada Reclamação – Rcl.

2000-26 Recurso contra Expedição de Diploma – RCED

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 29, denominada Recursos contra Expedição de Diploma – RCED.

2000-27 Recurso Eleitoral – RE

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 30, denominada Recurso Eleitoral – RE.

2000-28 Recurso Criminal – RC

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 31, denominada Recurso Criminal – RC.

2000-29 Recurso em Habeas Corpus – RHC

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 33, denominada Recurso em Habeas Corpus – RHC.

2000-30 Recurso em Habeas Data – RHD

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 34, denominada Recurso em Habeas Data – RHD.

2000-31 Recurso em Mandado de Injunção – RMI

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 35, denominada Recurso em Mandado de Injunção – RMI.

2000-32 Recurso em Mandado de Segurança – RMS

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 36, denominada Recurso em Mandado de Segurança – RMS. Compreende recursos interpostos contra decisões proferidas por juízes eleitorais em processos de Mandado de Segurança.

2000-33 Registro de Candidatura – RCand

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 38, denominada Registro de Candidatura – RC.

2000-34 Registro de Comitê Financeiro – RCF

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 39, denominada Registro de Comitê Financeiro – RCF.

2000-35 Registro de Órgão de Partido Político em Formação – ROPPF

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 40, denominada Registro de Órgão de Partido Político em Formação – ROPPF.

2000-36 Representação – Rp

Subsérie composta por processos judiciais na área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 42, denominada Representação – Rp.

2000-37 Revisão Criminal – RvC

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 43, denominada Revisão Criminal – RvC.

2000-38 Revisão de Eleitorado – RvE

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 44, denominada Revisão do Eleitorado – RvE.

2000-39 Suspensão de Segurança/Liminar – SS

Subsérie composta por processos judiciais da área eleitoral autuados no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe relativos à classe processual nº 45, denominada Suspensão de Segurança/Liminar.

2000-40 Correspondência expedida

Subsérie composta por tipos documentais produzidos e expedidos no âmbito das unidades que gerenciam e administram as atividades afins à área judiciária.

2000-41 Correspondência recebida

Subsérie composta por tipos documentais concernentes às comunicações recebidas no âmbito das atividades afins à área judiciária.

2000-42 Generalidades

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo recebidos pelo tribunal, cujo conteúdo informacional não se relaciona diretamente às atividades judiciárias.

4000 ELEIÇÕES

Série formada por subséries composta por documentos produzidos e acumulados pelo tribunal no decurso de suas atividades de planejamento, coordenação, apuração e divulgação das eleições, bem como atividades afins em que atua à Corregedoria Regional Eleitoral.

4000-0 Políticas e normas

Subsérie composta por documentos e informações político-administrativas relativas a planejamento e execução das eleições. Trata-se de instruções e planejamento geral das eleições.

4000-1 Correspondência expedida

Subsérie composta por tipos documentais produzidos e expedidos no âmbito das unidades que gerenciam e administram as atividades relacionadas às eleições.

4000-2 Correspondência recebida

Subsérie composta por tipos documentais concernentes às comunicações recebidas no âmbito das atividades relacionadas às eleições.

4000-3 Generalidades

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo recebidos pelo tribunal, cujo conteúdo informacional não se relaciona diretamente às atividades de eleição.

4000-4 Campanha institucional

Subsérie composta por documentos relativos às campanhas eleitorais promovidas pela Justiça Eleitoral.

4000-5 Partido político

Subsérie composta por documentos referentes às relações entre o tribunal e os partidos políticos. Trata-se de correspondências prestando e solicitando informações.

4000-6 Apuração

Subsérie composta por documentos e informações administrativas referentes a apurações de eleições. Trata-se de mapas de apuração, relatórios de apuração, relatórios estatísticos e correspondências.

4000-7 Diplomação

Subsérie composta por documentos relacionados à diplomação dos candidatos eleitos. Incluem-se diplomas e atas de diplomação.

4000-8 Gerenciamento do cadastro eleitoral

Subsérie composta por documentos relacionados ao cadastro de eleitores. Incluem-se procedimentos administrativos de duplicidade e pluralidade de inscrição e outros.

4000-9 Suporte técnico-administrativo

Subsérie composta por documentos referentes às atividades de suporte técnico e administrativo prestados pelo Tribunal.

4000-10 Atividades de Corregedoria

Subsérie composta por dossiês e documentos relativos às ações da Corregedoria Regional Eleitoral. Trata-se de documentos de controle administrativo interno, processos referentes a direitos políticos e que versam sobre a fiscalização das eleições.

4000-10.01 Provimento – CRE

Dossiê composto por atos normativos relativos às instruções e/ou determinações expedidos pela Corregedoria Regional Eleitoral no sentido de fixar providência.

4000-10.02 Correições eleitorais – CRE

Dossiê composta por documentos relativos às ações da Corregedoria Regional Eleitoral. Trata-se de documentos de controle administrativo sobre a fiscalização das eleições, inspeções e correições no âmbito da competência da Corregedoria.

4000-10.03 Portaria – CRE

Dossiê composto por atos normativos expedidos pela Corregedoria Regional Eleitoral, denominados portarias.

4000-11 Cartório eleitoral

Subsérie composta por documentos enviados e recebidos pelo tribunal que se relacionam ao controle, planejamento e execução das atividades desenvolvidas pelas zonas eleitorais, concernentes às eleições.

5000 ZONAS ELEITORAIS

Série composta por documentos relacionados às atividades desenvolvidas pelas zonas eleitorais. O conjunto documental relaciona-se ao processamento dos feitos judiciais e administrativos, planejamento, preparação e execução das eleições, diplomação dos eleitos, controle do cadastro eleitoral, alistamento eleitoral e outros.

5000-0 Política e normas

Subsérie composta por documentos de caráter político-administrativo afins às atividades das zonas eleitorais.

5000-1 Correspondência expedida

Subsérie composta por tipos documentais produzidos e expedidos pelas zonas eleitorais concernentes às suas atividades administrativas.

5000-2 Correspondência recebida

Subsérie composta por tipos documentais recebidas pelas zonas eleitorais concernentes as suas atividades administrativas.

5000-3 Generalidades

Subsérie composta por documentos de caráter administrativo recebidos pelo tribunal, cujo conteúdo informacional não se relaciona diretamente às atividades das zonas eleitorais.

5000-4 Judiciária

Subsérie composta por documentos relacionados à atividade judiciária. Incluem-se registro de sentenças, autuação e tramitação de processos, procedimentos de duplicidade de filiação, pluralidade de inscrição eleitoral, editais, cartas de ordem, cartas precatórias e outros.

5000-5 Eleições

Subsérie composta por documentos afins às atividades de planejamento, preparação e execução das eleições. Incluem-se ata geral de apuração de eleição, controle e vistoria de locais de eleição, diplomação e outros.

5000-6 Administrativo

Subsérie composta por documentos de natureza administrativa. Trata-se formulário de RAE, relatório de inspeção cartorária, livro de inscrição em dívida ativa e outros.

5000-7 Pessoal

Subsérie composta por documentos relacionados aos servidores que atuam nas zonas eleitorais. Trata-se de comunicação de frequência, comunicação de férias, solicitação de requisição de servidor.

ANEXO 2

TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL – TTD

ANEXO 2

TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL – TTD