
Tribunal Regional Eleitoral - SE
Secretaria Judiciária
Coordenadoria de Gestão da Informação
Seção de Legislação e Jurisprudência
PORTARIA NORMATIVA Nº 5, DE 13 DE JANEIRO DE 2025
O Doutor ISAAC COSTA SOARES DE LIMA, Juiz titular da 18ª Zona Eleitoral, no uso de suas atribuições legais, delega aos servidores da Serventia Eleitoral a prática de atos ordinatórios.
CONSIDERANDO o disposto no art. 93, XIV, da Constituição da República e no art. 203, §4º, do Código de Processo Civil;
CONSIDERANDO as diretrizes da Resolução n.º 131/2009 do TRE-SE, que define os atos cartorários e ordinatórios a serem praticados pela Secretaria Judiciária do Tribunal Regional Eleitoral do Estado de Sergipe e dá outras providências;
CONSIDERANDO a Resolução n.º 156/2014 do TRE-SE, que dispõe sobre o protocolo de petições e peças processuais encaminhadas pelas partes e advogados aos órgãos da Justiça Eleitoral no Estado de Sergipe e dá outras providências;
CONSIDERANDO a necessidade de disciplinar os atos ordinatórios e demais procedimentos a cargo deste Juízo, de modo a viabilizar rapidez e eficácia na tramitação dos feitos;
CONSIDERANDO a necessidade de aprimorar a administração da justiça e otimizar a prestação jurisdicional, diante do direito fundamental à razoável duração do processo (art. 5°, LXXVIII, da Constituição Federal de 1988), e do princípio da eficiência que rege a Administração Pública (art. 37, caput, da Constituição Federal de 1988);
RESOLVE:
Art. 1º Esta Portaria se aplica aos feitos judiciais e administrativos e define os atos ordinatórios que devem ser praticados, de ofício, pelos servidores do Cartório Eleitoral da 18ª Zona, sob supervisão do Juiz Eleitoral, para a efetividade do disposto no artigo 93, inciso XIV, da Constituição Federal e 203, §4º do Código de Processo Civil.
Art. 2º. Os atos ordinatórios serão praticados, de ofício, pelos servidores da 18ª Zona Eleitoral, nos termos do aqui disposto, independentemente de despacho do magistrado, devendo efetuar-se o seu registro nos respectivos autos e expedientes, com a observação de que se procede por ordem do Juiz Eleitoral e indicação do número desta Portaria, a título de fundamento.
Art. 3º. A realização do ato ordinatório deverá observar o entendimento manifesto pelo Juiz Eleitoral em exercício, atentando-se para as normas contidas na Constituição Federal, Código Eleitoral, Código de Processo Civil, Código de Processo Penal, legislação extravagante aplicável, portarias, resoluções, recomendações e demais provimentos expedidos pela Corregedoria e pela Presidência do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe, assim como daqueles oriundos do STF e TSE.
Parágrafo único. A prática, nos termos desta portaria, de atos ordinatórios será certificada nos correspondentes autos, submetendo-se à revisão, de ofício, pelo juiz eleitoral, sempre que este entender cabível.
DOS PROCESSOS E PROCEDIMENTOS EM GERAL
Art.4º. Nos processos e procedimentos em tramitação na 18ª Zona Eleitoral, será reservada ao titular da Função de Chefe de Cartório a realização, de ofício, dos seguintes atos:
I. Abrir e formar anexos para acondicionar documentos/objetos volumosos, tais como jornais, livros de ata, diário, fitas de vídeo, faixas etc., fora dos autos do processo principal, podendo o respectivo anexo ficar guardado no Cartório Eleitoral durante a tramitação do processo, para eventual consulta, certificando-se tal procedimento no feito principal bem como procedendo às devidas anotações no sistema de controle processual;
II. Expedir e subscrever ofícios, notificações e intimações, mandados e editais necessários para o cumprimento de diligências, quando a lei assim estabelecer, ou quando antecedidos do despacho que determine sua expedição, assinando os mesmos, exceto:
a. os mandados para cumprimento de liminar (cautelar ou tutela antecipada);
b. os mandados de busca e apreensão;
c. a membro de Tribunal ou às demais autoridades constituídas, tais como integrantes do Ministério Público, integrantes dos Poderes Legislativo e Executivo, seus secretários ou detentores de cargos assemelhados, comandantes de unidades militares das Forças Armadas.
III. Registrar todos os códigos de Atualização da Situação Eleitoral - ASE aplicáveis, em inscrição devidamente identificada, quando documentalmente comprovadas as ocorrências, bem como expedir as comunicações pertinentes, no caso de não identificação do cidadão(ã) como eleitor(a) e /ou quando se tratar de eleitor(a) pertencente a outra zona;
IV. Intimar a parte autora, através do seu advogado, para fornecer cópias de petição inicial e seus documentos em número suficiente para citação da parte ré, para cumprimento de exigência legal;
V. Intimar procuradores para que subscrevam suas petições, quando não devidamente firmadas;
VI. Intimar a parte autora para apresentar o instrumento do mandato conferido ao advogado, ressalvada a hipótese prevista no art. 104 do CPC (Lei Nº 13.105/2015);
VII. Nas prestações de contas eleitorais e partidárias, intimar os interessados para a complementação dos dados ou para saneamento de falhas, no prazo assinado na Resolução do Tribunal Superior Eleitoral ou legislação aplicável;
VIII. Devolver, de ordem, carta precatória após o seu cumprimento e juntar aos autos a carta precatória recebida;
IX. Autuar os processos de filiações "sub judice", aguardar defesa do filiado e partidos no prazo de lei;
X. Autuar o processo de coincidência de inscrições eleitorais e, sendo necessário, notificar os eleitores envolvidos em duplicidade e coincidência;
XI. Prestar informações acerca de dados pessoais de eleitores, quando a solicitação for oriunda de Órgão Judicial ou do Ministério Público, nos termos da Resolução 21.538/2003 do Tribunal Superior Eleitoral;
XII. Assinar cartas de convocação de mesários e demais colaboradores por ocasião das eleições;
XIII. Expedir, publicar e subscrever os editais de deferimento e indeferimento de RAE, óbitos, bem como os de alistados e transferidos;
XIV. Expedir ofício à Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos solicitando informações sobre correspondências postadas com aviso de recebimento, que não foram devolvidas ao cartório;
XV. Realizar diligência requerida, em carta precatória, quando não necessitar de ordem expressa do Juiz;
Art.5º. São, ainda, de competência do Chefe de Cartório Eleitoral, de ofício e, sob sua determinação e supervisão, dos demais servidores, efetivos ou requisitados, que exerçam a sua atuação na 18ª Zona Eleitoral, os seguintes atos:
I. Registrar e autuar os feitos que ingressem no Cartório, realizando os procedimentos aplicáveis, em cada caso, inclusive através do Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos - SADP, Processo Judicial Eletrônico - PJE e do Sistema Eletrônico de Informações - SEI;
II. Proceder à revisão do registro e/ou da autuação, na capa do processo e no sistema informatizado, quando evidenciado equívoco e quando houver alterações pela inclusão ou exclusão de partes e/ou advogados;
III. Encerrar e abrir novo volume de autos, ao atingir no máximo 200 (duzentas) folhas, apondo-se os respectivos termos de encerramento e de abertura de volumes, podendo esse número de folhas ser excedido, excepcionalmente, nas seguintes situações:
a) Para manter, em um mesmo volume, páginas referentes a uma mesma petição ou documento, a fim de não prejudicar a compreensão do seu conteúdo;
b) Quando o processo for originário de outro órgão que não tenha observado esse limite de folhas;
IV. Dar vista ao Promotor Eleitoral:
a. Para ciência, quando proferidas, nos processos em tramitação na 18ª Zona Eleitoral, decisões de cunho liminar, sejam cautelares ou antecipatórias de tutela;
b. Sobre manifestações de desistência ou renúncia das partes ou interessados;
c. Logo após a juntada de documentos relativos a requerimentos ou diligências formulados pelo parquet eleitoral;
d. Dos inquéritos e demais procedimentos administrativos de cunho investigativo, assim que os autos forem recebidos pelo Cartório Eleitoral, quando houver requerimento de qualquer natureza ou relatório conclusivo da autoridade instauradora;
e. Nos pedidos de relaxamento de prisão, concessão de liberdade provisória, revogação de prisão preventiva, restituição de coisa apreendida, bem como outros de natureza cautelar em matéria criminal;
f. Quando for apresentada certidão de óbito do réu (CPP, art. 62);
g. Depois de certificada a fluência do prazo de suspensão condicional do processo (art. 89 da Lei n.º 9.099/95) e/ou do eventual cumprimento das condições avençadas para gozo do benefício;
h. Depois de certificado o cumprimento da transação penal (art. 76 da Lei n.º 9.099/95);
i. Nos processos em que atuar como custus legis, logo após a manifestação das partes ou interessados, inclusive nas prestações de contas;
V. Registrar a desfiliação partidária no sistema ELO 6, quando o requerente demonstrar que comunicou previamente ao partido político a que estava filiado e apresentar a comunicação ao juiz, nos termos da Resolução TSE n.º 23.117/2009;
VI. Informar ou solicitar informações sobre o andamento de carta precatória, através de fax, correio eletrônico ou telefone, certificando nos autos;
VII. Autuar prestações de contas partidárias e eleitorais, efetuar a sua análise técnica e emitir os correspondentes relatórios de diligências e pareceres conclusivos.
VIII. Mediante solicitação efetuada por legítimo interessado ou para fins de instrução processual, emitir e assinar certidões relativas a dados constantes do cadastro eleitoral, obtidos através do Sistema Eleitor Online - ELO;
IX. Efetivar, através do Sistema Eleitor Online - ELO, após devida comprovação documental dos fatos ensejadores, conforme o caso, o lançamento dos Códigos de Atualização da Situação Eleitoral de números 019 (óbito), 337 (condenação criminal) e 078 (quitação de multa) nas inscrições eleitorais correspondentes;
X. Receber, protocolizar e, se couber, juntar aos correspondentes autos procurações, substabelecimentos, ofícios e demais documentos que deem entrada em cartório, procedendo aos correspondentes registros nos sistemas informatizados da Justiça Eleitoral;
XI. Emitir termos de juntada, vista, conclusão e outros semelhantes (art. 218 do CPC), bem como certidões relativas a fatos jurídicos processuais, nos feitos judiciais e administrativos em tramitação na 18ª Zona Eleitoral, procedendo, se couber, aos correspondentes registros nos sistemas informatizados da Justiça Eleitoral, notadamente no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos - SADP, no Sistema Eletrônico de Informações - SEI, no Processo Judicial Eletrônico - PJE e no Sistema de Informações de Contas Eleitorais e Partidárias - SICO.
XII. Publicar Editais, quando e na forma que a lei exigir;
XIII. Autuar os processos de registro de candidatura, publicar editais e expedir intimações para as coligações, partidos ou candidatos, para sanar eventuais irregularidades, bem como complementar documentação necessária à comprovação de regularidade de coligação ou partido ou requisitos para o registro de candidatura, na forma e no prazo assinado na Resolução do Tribunal Superior Eleitoral ou legislação aplicável;
Art. 7º. O Cartório Eleitoral concederá, independentemente de prévio despacho do juiz, carga processual solicitada por advogado habilitado com procuração, pelo prazo que lhe competir falar nos autos (art. 107, III, CPC) ou pelo prazo de até 5 dias (art. 107, II, CPC), mediante a assinatura de termo próprio, a ser juntado aos autos após devolução destes, efetuando-se o devido registro.
Art. 8º. Conceder-se-á, independentemente de prévio despacho do juiz, ao advogado habilitado, mesmo sem procuração, o exame, nas dependências do Cartório Eleitoral, sob auxílio e acompanhamento de serventuário, dos autos de qualquer processo, independentemente da fase de tramitação, assegurando-se a obtenção de cópias e o registro de anotações, salvo na hipótese de segredo de justiça, em que o acesso aos autos fica reservado ao advogado constituído (art. 107, I, CPC);
Art. 9º. A vista de autos depende de prévia autorização do juiz quando:
I. o advogado requeira prazo superior ao legal;
II. o requerimento de vista for solicitado por estagiário regularmente inscrito na OAB;
III. não houver procuração outorgada ao requerente;
IV. existirem nos autos documentos originais de difícil restauração ou ocorrendo circunstância relevante que justifique a sua permanência no cartório (Estatuto da Advocacia - Lei federal n. 8.906, de 04 de julho de 1994, art. 7º, § 1º, item 2).
V. o prazo for comum às partes;
VI. o processo estiver findo ou arquivado.
Parágrafo único. Nas hipóteses acima, o pedido de vista deverá ser interposto mediante petição escrita e fundamentada.
Art. 10º. Findo o prazo da carga ou da vista, o Cartório intimará quem detenha os autos para devolução em vinte e quatro horas.
Art. 11º. Não devolvidos os autos, o Cartório comunicará o fato ao Juiz para a adoção das providências pertinentes.
Art. 12º. Na hipótese da remessa, ao Juiz Eleitoral, através do Sistema Eletrônico de Informações - SEI, de ofícios e demais expedientes que, provenientes dos órgãos da Justiça Eleitoral, destinem-se, unicamente, à cientificação do Juízo, sem margem de apreciação, acerca da entrada em vigor de resoluções, portarias e demais atos administrativos, assim como de alterações recentes na legislação eleitoral, autoriza-se o Cartório Eleitoral ao encerramento e arquivamento, no sistema informatizado, do correspondente procedimento, após o decurso do prazo de 05 dias úteis, independentemente de despacho.
Parágrafo único. Antes de que se verifique, na forma do caput, o encerramento de procedimento administrativo e de certificação, nos autos, de que se procederá com fulcro no permissivo deste artigo, deve o juiz, por meio do Cartório Eleitoral, ter inteira ciência do expediente apresentado, anexos e demais informações complementares enviadas, cabendo, ainda, qualquer manifestação que achar necessária ou pertinente à devida tramitação do feito.
Art. 13º. Essa portaria entra em vigor a partir da data de sua publicação.
Art. 14º Revoga-se, em seu inteiro teor, a Portaria de Nº 319/2020 - 18ªZE/SE.
Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.
ISAAC COSTA SOARES DE LIMA
Juiz Eleitoral da 18ª Zona
Este texto não substitui o publicado no Diário de Justiça Eletrônico do TRE/SE de 14/01/2025, págs. 18/22.