PORTARIA Nº 810, DE 04 DE DEZEMBRO DE 2013

A Excelentíssima Senhora Desembargadora MARIA APARECIDA SANTOS GAMA DA SILVA, Presidente do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 17, inciso XXXIV, do Regimento Interno do Tribunal;

Considerando o art. 37, caput e inciso XXI, da Constituição da República Federativa do Brasil, de 5/10/1988, no que concerne aos princípios da legalidade e da eficiência e às ressalvas à obrigatoriedade da licitação;

Considerando o disposto no parágrafo único do art. 60 da Lei 8.666, de 21/6/1993, a qual “Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências”;

Considerando o disposto nos arts. 68 e 69 da Lei 4.320, de 17/3/1964, a qual “Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e contrôle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal”;

Considerando os arts. 45 e 46 do Decreto 93.872, de 23/12/1986, o qual “Dispõe sobre a unificação dos recursos de caixa do Tesouro Nacional, atualiza e consolida a legislação pertinente e dá outras providências”;

Considerando o disposto na Portaria 95, de 19/04/2002, do Ministério da Fazenda, que regulamenta os limites dispostos no inciso III do art. 45 do Decreto 93.872, de 23/12/1986;

Considerando a Macrofunção 021121 do Manual SIAFI – Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal, que dispõe sobre suprimento de fundos;

Considerando a legislação correlata e a jurisprudência sobre o tema;

RESOLVE:

TÍTULO I – DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º. Esta Portaria dispõe sobre a concessão, aplicação e prestação de contas de suprimento de fundos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe.

Art. 2º. Para efeitos desta Portaria, suprimento de fundos consiste na disponibilização de numerário a servidor público ou juiz eleitoral, em regime de adiantamento, precedido de empenho em dotação própria, visando à realização de despesas que pelo critério de excepcionalidade, não possam subordinar-se ao processo normal de aquisição, nos seguintes casos:

I – Para atender despesas eventuais, inclusive em viagens e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento;

II – Para atender despesas de pequeno vulto, assim consideradas as definidas pelos artigos 9° e 10 desta Portaria.

TÍTULO II - DA CONCESSÃO E DOS LIMITES

Seção I

Da Concessão

Art. 3º. A Concessão de suprimento de fundos deve ser precedida de motivação que evidencie a necessidade e excepcionalidade da utilização do referido instrumento, discriminando o objeto a ser adquirido.

§ 1º. Quando, no ato da concessão do suprimento de fundos, a discriminação for genérica, qual seja, não puder evidenciar de forma específica o objeto a ser adquirido, deverá ser motivada a utilização de suprimento de fundos a cada aquisição do objeto.

§ 2º A motivação a que se refere o caput e o parágrafo 1º deverá indicar os fatos/circunstâncias que inviabilizam/impossibilitam a aquisição do bem/serviço pelo processo normal de contratação.

Art. 4º. A concessão de suprimento de fundos compete ao Ordenador de Despesa, mediante despacho em formulário próprio.

Art. 5º. A proposta de concessão de suprimento de fundos deverá conter:

I – nome completo, número do CPF, cargo ou função do servidor ou magistrado;

II – a justificativa da excepcionalidade da despesa, indicando fundamento normativo;

III – finalidade do suprimento;

IV – valor do suprimento;

V – ação orçamentária, elemento de despesa e plano interno;

VI – data de concessão;

VII – período de aplicação;

VIII – prazo de prestação de contas;

IX – conta bancária.

Art. 6º. A disponibilização do numerário será por depósito em conta bancária, específica para movimentação de recursos de suprimento de fundos, isenta de tributos e de taxas bancárias, aberta em agência do Banco do Brasil, sob responsabilidade do suprido.

Art. 7º. Não poderá ser concedido suprimento de fundos a agente público:

I – responsável por dois suprimentos;

II – a responsável por suprimento de fundos que, esgotado o prazo, não tenha prestado contas de sua aplicação;

III – declarado em alcance por ato próprio da autoridade competente, entendendo como tal o que não prestou contas no prazo estabelecido ou que teve suas contas recusadas ou impugnadas em virtude de desvio, desfalque, falta ou má aplicação dos recursos recebidos;

IV – que não esteja em efetivo exercício do cargo público, no âmbito do TRE/SE, ou afastado de suas funções por motivo de férias ou licença;

V – que esteja respondendo a sindicância ou a processo administrativo disciplinar;

VII – Integrantes da Coordenadoria de Execução Orçamentária e Financeira (COFIN), da Coordenadoria de Controle Interno e Auditoria (COCIN), da Seção de Gestão de Patrimônio (SEPAT) ou Seção de Gestão de Almoxarifado (SEALM);

VIII – responsável pela guarda ou utilização do material a ser adquirido.

IX – investido na função de Ordenador de Despesa ou seu substituto, na forma regimental ou por delegação.

Art. 8º. É vedada a concessão de suprimento de fundos destinada a:

I – aquisição de materiais ou contratação de serviços que caracterizem ação continuada;

II – despesas para as quais exista contrato de fornecimento do material ou de prestação do serviço, ressalvada a aquisição de combustível durante viagens em que a distância percorrida justifique;

III – aquisição de material existente no estoque do almoxarifado, ressalvados os casos em que as circurcunstâncias, devidamente justificadas, inviabilizem a requisição;

IV – aquisição de material permanente ou realização de despesa que resulte em mutação patrimonial;

V – assinatura de livros, revistas, jornais e periódicos.

Seção II

Dos Limites

Art. 9º. O valor de concessão de suprimento de fundos para despesas de pequeno vulto e pronto pagamento está limitado a:

I – 5% (cinco por cento) do valor estabelecido na alínea “a” do inciso I do artigo 23 da Lei 8.666/93, para execução de obras e serviços de engenharia;

II – 5% (cinco por cento) do valor estabelecido na alínea “a” do inciso II do artigo 23 da Lei 8.666/93, para outros serviços e compras em geral.

Art. 10. O limite máximo para realização de cada item de despesa de pequeno vulto no somatório das notas fiscais, recibos, cupons fiscais ou documento equivalente, em cada suprimento de fundos, corresponde a:

I – 0,25% (vinte e cinco centésimos por cento) do valor estabelecido na alínea “a” do inciso I do artigo 23 da Lei 8.666/93, para execução de obras e serviços de engenharia;

II – 0,25% (vinte e cinco centésimos por cento) do valor estabelecido na alínea “a” do inciso II do artigo 23 da Lei 8.666/93, para outros serviços e compras em geral.

Parágrafo único. Considera-se item de despesa a definição estabelecida na Macrofunção 021121 Suprimentos de Fundos do Manual SIAFI.

Art. 11. É vedado o fracionamento de despesas ou do documento comprobatório para adequação ao limite estabelecido no artigo anterior.

Art. 12. Os limites estabelecidos nos artigos 9º e 10 incluem os valores referentes às obrigações tributárias e contributivas.

TÍTULO III – DA APLICAÇÃO

Art.13. A aplicação do suprimento de fundos é de inteira responsabilidade do suprido, devendo obedecer aos termos estipulados na concessão e na legislação aplicável.

Art. 14. No caso de o suprido extrapolar o limite da despesa autorizada, este não terá direito ao ressarcimento do valor excedido.

Art. 15. Quando o suprido efetuar saques da conta corrente, o valor do saque deverá ser correspondente ao das despesas a serem realizadas.

Art 16. Se o valor do saque exceder ao da despesa a ser realizada, o saldo excedente poderá ser utilizado no prazo de três dias úteis contados a partir do dia seguinte à data do saque.

Art. 17. Caso o saldo não seja utilizado, este deverá ser devolvido por intermédio de GRU, no prazo de três dias úteis contados a partir do dia seguinte à data do saque, diminuindo o valor do suprimento.

Art. 18. Se o valor excedente do saque a que se refere o Artigo 14 for menor que R$ 30,00, o suprido poderá permanecer com o valor excedente além do prazo estipulado. Na data em que o valor excedente somar R$ 30,00, o suprido deverá efetuar a devolução conforme o artigo 17.

Art. 19. Caso algum valor em espécie permaneça com o suprido sem justificativa formal, por prazo maior que o indicado no item acima, o Ordenador de Despesa deverá apurar responsabilidades.

Art. 20. O suprido deverá efetuar as retenções tributárias no momento do pagamento da despesa, providenciando o recolhimento no prazo legal, quando for o caso.

Art. 21. É vedada ao suprido a realização de despesas durante o seu período de férias, recesso, concessão de licenças de qualquer natureza ou gozo de banco de horas.

Art. 22. O prazo máximo para aplicação do suprimento de fundos será de 90 (noventa dias).

Parágrafo único. Em decorrência do encerramento do exercício fiscal, os prazos de aplicação e de prestação de contas estipulados para suprimento de fundos não poderão ultrapassar o dia 10 (dez) e o dia 15 (quinze) de dezembro, respectivamente.

TÍTULO IV – DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Art. 23. A comprovação das despesas realizadas mediante suprimento de fundos será feita através de:

I – nota fiscal de serviços ou de venda, ou cupom fiscal, no caso de prestação de serviços ou aquisição de material de pessoa jurídica;

II – recibo de pagamento de autônomo – RPA , no caso de serviço prestado por pessoa física com inscrição municipal, que deverá constar , de forma clara, o nome, o CPF e o número de inscrição no INSS (NIT) ou PIS/PASEP, acrescido de cópia do alvará ou certidão negativa;

III – nota fiscal avulsa, no caso de serviço prestado por pessoa física sem inscrição municipal, constando nome completo, CPF, acrescida da informação do número de inscrição no INSS (NIT) ou PIS/PASEP.

§ 1º. Os comprovantes de despesas devem conter, ainda, a declaração de recebimento da importância paga, a ser dada pelo fornecedor do material ou serviço, não sendo necessária tal declaração, no caso de o fornecedor emitir cupom fiscal.

§ 2º. Caso o cupom fiscal emitido por pessoa jurídica não traga a discriminação completa do material adquirido ou o nome ou o CNPJ do Tribunal, deverá ser solicitado Recibo com as citadas informações.

§ 3º. Para as notas fiscais de prestadores de serviços de outro município, emitidas por pessoa jurídica, deverá ser apresentado conjuntamente com a nota fiscal o Registro Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica – RANFS.

§ 4º. Os comprovantes de despesa somente serão aceitos se estiverem dentro do prazo de aplicação definido no ato de concessão.

Art. 24. Os comprovantes de despesa não poderão conter rasuras, acréscimos, emendas ou entrelinhas e serão emitidos pelo prestador do serviço ou fornecedor do material, contendo:

I – nome do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe e número no CNPJ;

II – data de emissão do documento;

III – discriminação clara do serviço prestado ou material fornecido;

IV – descrição resumida da finalidade do material ou serviço, anotada pelo suprido;

V – atestação de que o serviço foi prestado ou de que o material foi recebido, firmada por servidor ou Juízo que não o suprido, que tenha conhecimento das condições em que estas foram efetuadas, devidamente datada e assinada, seguida de nome legível, cargo ou função e unidade de lotação.

Art. 25. Encerrado o período de aplicação do suprimento de fundos, o suprido providenciará a devolução do numerário não utilizado para o TRE/SE, mediante recolhimento através de Guia de Recolhimento da União (GRU).

Art. 26. O prazo para a prestação de contas será de até 10 (dez) dias a partir do término do período de aplicação.

Art. 27. A prestação de contas do suprimento deverá ser protocolada na Seção de Comunicação Administrativa (SECAD) dentro do prazo.

Parágrafo único. O processo de prestação de contas será organizado com folhas devidamente rubricadas pelo suprido, sendo os documentos comprobatórios dispostos em ordem cronológica.

Art. 28. O processo de prestação de contas das despesas realizadas por suprimento de fundos será constituído, no que for cabível, dos seguintes documentos:

I – uma via do pedido de concessão;

II – uma via da nota de empenho da despesa;

III – uma via da ordem bancária de crédito;

IV - demonstrativo do valor recebido e da despesa realizada;

V – primeiras vias dos comprovantes das despesas realizadas;

VI – comprovante dos recolhimentos dos tributos retidos;

VII – comprovante de recolhimento do saldo remanescente;

VIII – extrato de conta bancária do período de utilização;

IX – comprovação de que, na data da aquisição, inexistia estoque do material, ou, existindo, as circunstâncias, devidamente justificadas, inviabilizavam a requisição;

X - cópia do cupom fiscal.

TÍTULO V – DA ANÁLISE E APRECIAÇÃO

Art. 29. A Setorial Contábil procederá à análise da prestação de contas, verificando o cumprimento das disposições desta Portaria, emitindo informação circunstanciada, no prazo de 10 (dez) dias.

Art. 30. Diante de eventuais imperfeições verificadas na prestação de contas, será concedido ao responsável prazo não superior a 10 (dez) dias para saneamento, sob pena de desaprovação das contas apresentadas.

Art. 31. O prazo para análise da Setorial Contábil ficará suspenso até que o responsável regularize a situação descrita no item anterior.

Art. 32. Tendo em vista as informações prestadas, compete ao Ordenador de Despesa aprovar plenamente, com ressalva ou reprovar, de forma expressa, total ou parcialmente, a prestação de contas do suprido.

Art. 33. Aprovadas as contas, a Setorial Contábil efetuará o resumo da reclassificação da despesa e encaminhará à Unidade de Almoxarifado para registro em sistema auxiliar e a Unidade de Execução Orçamentária e Financeira para os lançamentos devidos no Sistema de Administração Financeira, para ambos, no prazo de 5 (cinco) dias.

Art. 34. O valor correspondente às despesas desaprovadas pelo Ordenador devem ser devolvidas pelo suprido, através de GRU, no prazo de 30 (trinta) dias, anexando-se o comprovante de recolhimento à prestação de contas, cabendo à Unidade de Execução Orçamentária e Financeira realizar os registros contábeis devidos.

Art. 35. Se o suprido deixar de prestar contas do suprimento de fundos ou descumprir o prazo correspondente, bem como deixar de tomar as providências do artigo 34, o Ordenador de Despesa determinará as seguintes providências:

I – declarar o suprido em alcance;

II – encaminhar os autos para a Unidade de Execução Orçamentária e Financeira realizar a baixa da responsabilidade do suprido em relação ao suprimento e o registro dos valores na conta de apuração;

III – designar Comissão de Tomada de Contas Especial para apuração dos fatos e definição dos valores a serem ressarcidos ao Erário.

Parágrafo único. O suprido pode, a qualquer tempo, promover a prestação de contas em atraso ou o recolhimento do débito apurado, com os correspondentes acréscimos legais, sendo informado ao Ordenador de Despesa, o qual procederá às determinações legais pertinentes.

TÍTULO VII – DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 36. O suprido não pode transferir a outrem a responsabilidade pela aplicação do numerário recebido ou pela prestação de contas das despesas realizadas.

Art. 37. Compete à Secretaria de Administração e Orçamento, por meio da Setorial Contábil, esclarecer as dúvidas relacionadas ao cumprimento desta Portaria, bem como controlar a observância do prazo de prestação de contas pelos supridos.

Art. 38. Compete à Secretaria de Administração e Orçamento, por meio da Coordenadoria de Material e Patrimônio, o controle das concessões de suprimento de fundos, cuidando para que não ultrapassem o limite máximo anual estabelecido no art. 60, parágrafo único, c/c art. 23, I, 'a', e II, 'a', bem como a divulgação das despesas realizadas.

Art. 39. Compete à Unidade de Controle Interno a fiscalização do cumprimento das disposições desta Portaria e da legislação aplicável à espécie.

Art. 40. Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor-Geral.

Art. 41. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando as disposições em contrário, em especial a Portaria 373, de 4/10/2007.

PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE.

Desembargadora MARIA APARECIDA SANTOS GAMA DA SILVA

Presidente