PORTARIA Nº 373, DE 04 DE OUTUBRO DE 2007

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SERGIPE, Desa. Madeleine Alves de Souza Gouveia, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 17, inciso XXXIV, do Regimento Interno e tendo em vista o disposto no artigo 60, parágrafo único, da Lei 8.666/93;

RESOLVE:

TÍTULO I – DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 1º. Esta Portaria dispõe sobre a concessão, aplicação e comprovação de suprimento de fundos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe.

Art. 2º. Para efeitos desta Portaria, suprimento de fundos consiste na disponibilização de numerário a servidor público ou juiz eleitoral, em regime de adiantamento, precedido de empenho em dotação própria, visando à realização de despesas que pelo critério de excepcionalidade, não possam subordinar-se ao processo normal de aquisição.

Art. 3º. Poderá ser autorizado o pagamento, por meio de suprimento de fundos, de despesas:

I – com serviços eventuais ou materiais de consumo que exijam pronto pagamento em espécie;

II – de pequeno vulto, assim consideradas as definidas pelos artigos 9º e 13 desta Portaria;

III – urgentes e inadiáveis, desde que devidamente justificada a inviabilidade da realização pelo processo normal;

IV – com aquisição de passagens rodoviárias, ferroviárias ou hidroviárias, tipo leito ou, na falta deste, tipo convencional, por manifesta preferência do servidor ou por não haver disponibilidade de transporte aéreo regular no trecho ou na data e horário desejados;

V – com transporte urbano, inclusive táxi, quando não houver disponibilidade de veículos oficiais, consoante informação do Secretário de Administração e Orçamento.

TÍTULO II - DA CONCESSÃO

Art. 4º. A concessão de suprimento de fundos compete ao Ordenador de Despesa, mediante despacho no formulário próprio denominado Pedido de Autorização de Suprimento de Fundos (PAS).

Art. 5º. Constarão no Pedido de Autorização de Suprimento de Fundos (PAS) as seguintes informações:

I – nome completo, número do CPF, cargo ou função do servidor ou magistrado, denominado suprido;

II – valor do suprimento em algarismos e por extenso;

III – finalidade do suprimento;

IV – a definição da forma de disponibilização do numerário;

V – período da aplicação;

VI – prazo de prestação de contas;

VII – programa de trabalho e elemento de despesa;

VIII – data da concessão.

Art. 6º. A disponibilização do numerário ocorrerá através de depósito em conta bancária, específica para movimentação de recursos de suprimento de fundos, isenta de tributos e de taxas bancárias, aberta em agência do Banco do Brasil, sob responsabilidade do suprido.

Parágrafo único. Somente em casos excepcionais, devidamente justificados, e mediante autorização do Ordenador de Despesa, poderá ser disponibilizado numerário em espécie ao suprido, mediante emissão de ordem bancária ao portador (OBP).

Art. 7º. Não poderá ser concedido suprimento de fundos a agente público:

I – responsável por dois suprimentos;

II – responsável por suprimento com prestação de contas em atraso;

III – declarado em alcance por ato próprio da autoridade competente;

IV – que não esteja em efetivo exercício do cargo público, no âmbito do TRE/SE, ou afastado de suas funções por motivo de férias ou licença;

V – integrante da Coordenadoria de Execução Orçamentária e Financeira (COFIN), da Coordenadoria de Controle Interno e Auditoria (COCIN), da Seção de Gestão de Patrimônio (SEPAT) ou da Seção de Gestão de Almoxarifado (SEALM);

VI – responsável pela guarda ou utilização do material a ser adquirido;

VII – investido na função de Ordenador de Despesa ou seu substituto, na forma regimental ou por delegação.

Art. 8º. É vedada a concessão de suprimento de fundos para:

I – aquisição de bens ou contratação de serviços que caracterizem ação continuada;

II – despesas para as quais exista contrato de fornecimento do material ou de prestação do serviço, ressalvada a aquisição de combustível durante viagens em que a distância percorrida justifique;

III – aquisição de material existente no estoque do almoxarifado ou da farmácia do TRE/SE;

IV – aquisição de material permanente ou realização de despesa que resulte em mutação patrimonial, salvo em casos excepcionais, devidamente justificados;

V – assinatura de livros, revistas, jornais e periódicos.

Art. 9º. O valor de concessão de suprimento de fundos para despesas de pequeno vulto está limitado a:

I – 5% (cinco por cento) do valor estabelecido na alínea “a” do inciso I do artigo 23 da Lei 8.666/93, para execução de obras e serviços de engenharia;

II – 5% (cinco por cento) do valor estabelecido na alínea “a” do inciso II do artigo 23 da Lei 8.666/93, para outros serviços e compras em geral.

Parágrafo único. Em casos excepcionais, devidamente fundamentados, o Ordenador de Despesa poderá autorizar suprimento de fundos em valor superior aos limites estabelecidos neste artigo.

TÍTULO III – DA APLICAÇÃO

Art. 10. A aplicação do suprimento de fundos é de inteira responsabilidade do suprido, devendo obedecer aos termos estipulados no Pedido de Autorização de Suprimento de Fundos (PAS) e à legislação aplicável.

Art. 11. No caso de o suprido extrapolar o limite da despesa autorizada, não terá direito ao ressarcimento do valor excedido.

Art. 12. O suprido deverá efetuar as retenções tributárias cabíveis no momento do pagamento da despesa ao fornecedor e repassar, de imediato, o valor ao TRE, por meio de Guia de Recolhimento da União (GRU), a fim de que a Seção de Execução Orçamentária e Financeira (SEOFI) proceda ao recolhimento devido.

Art. 13. O limite máximo para realização de despesa de pequeno vulto em cada nota fiscal, recibo, cupom fiscal ou documento equivalente corresponde a:

I – 0,5% (meio por cento) do valor estabelecido na alínea “a” do inciso I do artigo 23 da Lei 8.666/93, para execução de obras e serviços de engenharia;

II – 0,5% (meio por cento) do valor estabelecido na alínea “a” do inciso II do artigo 23 da Lei 8.666/93, para outros serviços e compras em geral.

Art. 14. É vedado o fracionamento de despesas ou do documento comprobatório para adequação ao limite estabelecido no artigo anterior.

Art. 15. É vedada ao suprido a realização de despesas durante o seu período de férias, recesso ou concessão de licenças de qualquer natureza.

Art. 16. O prazo máximo para aplicação do suprimento de fundos será de sessenta dias, prorrogável, excepcionalmente, por até trinta dias.

Parágrafo único. Em decorrência do encerramento do exercício fiscal, os prazos de aplicação e de prestação de contas estipulados para suprimento de fundos não poderão ultrapassar o dia 10 (dez) e o dia 15 (quinze) de dezembro, respectivamente.

TÍTULO V – DA COMPROVAÇÃO DA DESPESA

Art. 17. A comprovação das despesas realizadas mediante suprimento de fundos será feita através de:

I – nota fiscal de serviços ou de venda, ou cupom fiscal, no caso de prestação de serviços ou aquisição de material de pessoa jurídica;

II – recibo de pagamento de autônomo – RPA , no caso de serviço prestado por pessoa física, constando número de inscrição no CPF, número do documento de identidade, endereço, nome completo e assinatura do prestador do serviço, número do PIS/PASEP ou NIT, indicação da profissão e telefone;

III – bilhete ou recibo relativo ao uso de transporte.

§ 1º. Em caso de cupom fiscal emitido por pessoa jurídica, deverá vir acompanhado de recibo com a discriminação completa do material adquirido.

§ 2º. Os comprovantes de despesa somente serão aceitos se estiverem dentro do prazo de aplicação definido no ato de concessão.

Art. 18. Os comprovantes de despesa não poderão conter rasuras, acréscimos, emendas ou entrelinhas e serão emitidos pelo prestador do serviço ou fornecedor do material, contendo:

I – nome por extenso do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe e número no CNPJ;

II – data de emissão do documento;

III – discriminação clara do serviço prestado ou material fornecido, não se admitindo a generalização ou abreviaturas que impossibilitem a identificação das despesas efetivamente realizadas;

IV – descrição resumida da finalidade do material ou serviço, anotada pelo suprido;

V – atestação de que o serviço foi prestado ou de que o material foi recebido, firmada pelo servidor da Unidade ou Juízo correspondente, devidamente datada e assinada, seguida de nome legível, cargo ou função.

Parágrafo único. A atestação da prestação do serviço ou do recebimento do material não pode ser firmada pelo próprio suprido ou quaisquer das pessoas elencadas no artigo 7º, incisos II a VII.

Art. 19. Encerrado o período de aplicação do suprimento de fundos, o suprido providenciará a devolução do numerário não utilizado para o TRE/SE, mediante recolhimento realizado através de Guia de Recolhimento da União (GRU).

TÍTULO VI – DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Art. 20. A prestação de contas do suprimento deverá ser protocolada na Seção de Comunicação Administrativa (SECAD) dentro do prazo estabelecido no ato de concessão, que não será superior a 10 (dez) dias a partir do término do período de aplicação.

Parágrafo único. O processo de prestação de contas será organizado com folhas devidamente rubricadas pelo suprido, sendo os documentos comprobatórios dispostos em ordem cronológica.

Art. 21. O processo de prestação de contas das despesas realizadas por suprimento de fundos será constituído, no que for cabível, dos seguintes documentos:

I – uma via do Pedido de Autorização de Suprimento de Fundos (PAS);

II – uma via da nota de empenho da despesa;

III – uma via da ordem bancária de crédito;

IV –demonstrativo do valor recebido e da despesa realizada;

V – primeiras vias dos comprovantes das despesas realizadas;

VI – comprovante dos recolhimentos dos tributos retidos;

VII – comprovante de recolhimento do saldo remanescente;

Art. 22. A Seção de Contabilidade Gerencial (SECOG) procederá à análise da prestação de contas, verificando o cumprimento das disposições desta Portaria e da legislação em vigor, emitindo informação circunstanciada, no prazo de 10 (dez) dias.

Art. 23. Tendo em vista as informações prestadas, compete ao Ordenador de Despesa aprovar ou impugnar, de forma expressa, total ou parcialmente, a prestação de contas do suprido.

Art. 24. Aprovadas as contas, a SECOG efetuará os lançamentos contábeis devidos, além da baixa da responsabilidade do suprido, no Sistema de Administração Financeira (SIAFI), no prazo de 10 (cinco) dias.

Parágrafo único. O suprimento de fundos utilizado para aquisição de material de consumo tramitará previamente pela Seção de Gestão de Almoxarifado (SEALM) para classificação da despesa em nível de subitem e registro no sistema de controle correspondente, no prazo de 5 (cinco) dias.

Art. 25. As despesas do suprimento de fundos impugnadas pelo Ordenador de Despesa devem ser devolvidas pelo suprido, através de GRU, no prazo de 30 (trinta) dias, anexando-se o comprovante de recolhimento à prestação de contas, cabendo à
SECOG realizar os procedimentos contábeis devidos.

Art. 26. Se o suprido deixar de prestar contas do suprimento de fundos ou desobedecer o prazo correspondente, bem como deixar de tomar as providências do artigo 36, o Ordenador de Despesa determinará as seguintes providências:

I – declarar o suprido em alcance;

II – encaminhar os autos para a SECOG realizar a baixa da responsabilidade do suprido em relação ao suprimento e o registro dos valores na conta de apuração;

III – designar Comissão de Tomada de Contas Especial para apuração dos fatos e definição dos valores a serem ressarcidos ao Erário.

Parágrafo único. O suprido pode, a qualquer tempo, promover a prestação de contas em atraso ou o recolhimento do débito apurado, com os correspondentes acréscimos legais, sendo informado ao Ordenador de Despesa, o qual procederá às  determinações legais pertinentes.

TÍTULO VII – DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 27. O suprido não pode transferir a outrem a responsabilidade pela aplicação do numerário recebido ou pela prestação de contas das despesas realizadas.

Art. 28. A SECOG esclarecerá as dúvidas relacionadas ao cumprimento desta Portaria, bem como controlará a observância do prazo de prestação de contas pelos supridos.

Art. 29. Compete à Secretaria de Administração e Orçamento, por meio da SECOG, o controle das concessões de suprimento de fundos, a fim de que as mesmas não ultrapassem o limite máximo anual estabelecido através da Lei 8.666/93 (art. 60,
parágrafo único, c/c art. 23, II, a).

Art. 30. Compete à COCIN a fiscalização do cumprimento das disposições desta Portaria e da legislação aplicável à espécie.

Art. 31. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, ficando revogada a Portaria 292, de 30 de julho de 2007.

Aracaju, 04 de outubro de 2007.

DESª. MADELEINE ALVES DE SOUZA GOUVEIA

Presidente do TRE/SE