RESOLUÇÃO Nº 134, DE 22 DE OUTUBRO DE 2013

O TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO ESTADO DE SERGIPE, no uso das atribuições que lhes são conferidas pelo artigo 15, inciso XII, do seu Regimento Interno;

CONSIDERANDO que a Lei Federal 11.419/2006, em seu artigo 7º, estabelece que as comunicações oficiais devem ser feitas preferencialmente por meio eletrônico;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução nº 100/2009, do Conselho Nacional de Justiça;

CONSIDERANDO a economia, celeridade e eficiência alcançadas com a utilização do Sistema de Malote Digital;

CONSIDERANDO a necessidade de uniformizar a utilização e de maximizar o funcionamento do Sistema Hermes – Malote Digital no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral e dos Juízos Eleitorais do Estado de Sergipe;

R E S O L V E:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º. Instituir a comunicação oficial eletrônica entre as Unidades Organizacionais do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe, os Juízos Eleitorais desta circunscrição e com os demais órgãos do Poder Judiciário descritos no art. 92 da Constituição Federal, especialmente para cumprimento dos seguintes atos:

I – expedição e devolução de cartas de ordem e precatórias;

II – ofícios e memorandos;

III - comunicação de determinações e autorizações judiciais;

IV - respostas aos atos elencados nos incisos I a III deste artigo.

Art. 2º. A comunicação oficial de que trata o art. 1º será realizada por meio do Sistema Hermes – Malote Digital e obedecerá às regras definidas na Resolução nº 100/2009 do Conselho Nacional de Justiça e no presente ato normativo.

Parágrafo único. O Malote Digital é para uso exclusivo de envio e recebimento de comunicações oficiais, sendo proibida a sua utilização para outra finalidade.

CAPÍTULO II

DO CADASTRO E ACESSO AO SISTEMA DE MALOTE DIGITAL

Art. 3º. O acesso ao sistema informatizado de Malote Digital será realizado por usuário autorizado através de Login e Senha.

§ 1º. Pode ser usuário do sistema todo servidor efetivo da Justiça Eleitoral em Sergipe, como também os servidores removidos, requisitados e cedidos, os magistrados, os estagiários ou qualquer outro indivíduo que mantenha vínculo formal com o Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe, devidamente cadastrado e credenciado.

§ 2º. Para poder acessar o Malote Digital o usuário obrigatoriamente deverá estar vinculado a uma Unidade Organizacional, podendo existir usuários vinculados e com acesso a mais de uma Unidade Organizacional.

§ 3º. Considera-se Unidade Organizacional (UO) as unidades administrativas do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe e as Zonas Eleitorais.

Art. 4º. A Administração do Sistema de Malote Digital ficará a cargo da Secretaria de Tecnologia da Informação, que providenciará o cadastramento das Unidades Organizacionais e credenciamento dos usuários do sistema.

§ 1º. O cadastro e a exclusão de Unidade Organizacional, bem como o credenciamento e o descredenciamento de usuário, serão solicitados pelo responsável de cada Secretaria, desde que a ela subordinados.

§ 2º. O usuário poderá ter acesso a todas as funcionalidades do sistema ou apenas a funcionalidades específicas, conforme definição do chefe imediato da respectiva Unidade Organizacional.

§ 3º. As solicitações de cadastro/exclusão de Unidade Organizacional e de credenciamento/descredenciamento de usuário devem ser encaminhadas à Secretaria de Tecnologia da Informação, preferencialmente, pelo “help desk”.

§ 4º. Para o cadastro de nova Unidade Organizacional são necessários os seguintes dados:

I - Nome da unidade e localização na estrutura hierárquica;

II - Matrícula, nome, ramal e e-mail funcional do usuário a ser cadastrado como chefe da unidade;

III - Funcionalidades às quais o servidor não terá acesso.

§ 5º. Para o cadastro de novo usuário do sistema são necessários os seguintes dados:

I – Matrícula, nome, ramal e e-mail funcional do servidor a ser cadastrado;

II – Setor no qual o servidor será cadastrado;

III – Funcionalidades às quais o servidor não terá acesso.

§ 6º. Caso a chefia da Unidade Organizacional entenda necessário o controle de recebimento de comunicação oficial por setor a ele vinculado, deverá encaminhar solicitação à Secretaria de Tecnologia da Informação, especificando tanto o setor quanto o servidor a ser credenciado.

§ 7º. A Secretaria de Tecnologia da Informação poderá disponibilizar ferramenta de gestão de permissões aos usuários habilitados, para os fins de gerenciamento de pessoas passíveis de operacionalização do Malote Digital.

Art. 5º. Cada Unidade Organizacional fica obrigada a manter ao menos um usuário habilitado em atividade para ler e receber as comunicações oficiais pelo Malote Digital.

Art. 6º. Sempre que o usuário for nomeado, designado ou removido para uma determinada Unidade Organizacional ou estiver substituindo outro usuário cadastrado, o fato deverá ser imediatamente comunicado à Secretaria de Tecnologia da Informação para providenciar alteração e atualização do Sistema de Malote Digital.

Parágrafo único. O término da nomeação, designação, remoção ou substituição do usuário também deve ser imediatamente informado à Secretaria de Tecnologia da Informação.

CAPÍTULO III

DA COMUNICAÇÃO, ENVIO E RECEBIMENTO DE DOCUMENTOS PELO MALOTE DIGITAL

Art. 7º. Para os efeitos legais, as comunicações e envios de documentos através do Sistema de Malote Digital serão feitos entre as Unidades Organizacionais e não entre os usuários que lhes dirijam e integrarão o acervo das referidas Unidades.

Parágrafo único. Na hipótese de comunicação sigilosa ou pessoal, o usuário deverá utilizar a funcionalidade “Enviar em Sigilo” ou “Pessoais”, conforme o caso, de modo que o conteúdo do documento ficará acessível apenas à pessoa a que se destina, não ficando visível nem arquivada na Unidade Organizacional a qual o usuário está vinculado.

Art. 8º. Compete aos usuários do Malote Digital de cada Unidade Organizacional:

I – realizar a confecção do documento, observando-se, sempre que possível, o padrão definido no Manual de Correspondências do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe, e convertê-lo em PDF quando for movimentá-lo pelo Malote Digital;

II – remeter as comunicações oficiais, inclusive o encaminhamento de Cartas Precatórias e de Ordem, pelo Sistema do Malote Digital;

III - checar diariamente as correspondências e documentos recebidos pelo Malote Digital, seja através da Chefia, seja por delegação aos demais usuários credenciados.

Art. 9º. Na comunicação e envio de documentos pelo Malote Digital, deve ser observado o seguinte procedimento:

I – o tipo de documento enviado deve ser selecionado pelo usuário no momento do seu envio;

II – o usuário deve selecionar o(s) destinatário(s) da comunicação, sendo que essa escolha deve ser feita de forma hierarquizada conforme a organização do respectivo Órgão/Unidade Organizacional, devendo ser escolhido primeiramente o órgão da Justiça superior até chegar no destino de seu documento;

III – o arquivo dos documentos encaminhados deverá estar no formato PDF (Portable Document Format) e ter no máximo o tamanho de 2 MB (dois megabytes);

IV – o nome do arquivo deve especificar o tipo de documento, sua numeração e seu assunto;

V – para facilitar a consulta e para que haja um melhor controle da numeração, os arquivos devem ser salvos em pastas comuns a todos os usuários da respectiva Unidade Organizacional, podendo ser criadas subpastas para “tipo de documento”, “ano” ou “assunto”.

Parágrafo único. Se o documento a ser enviado ultrapassar o limite máximo de 2 MB (dois megabytes), o usuário deverá fracionar o arquivo digital em partes menores, selecionando intervalos de páginas ao invés do documento inteiro.

Art. 10. Se, pela natureza do documento ou pela sua própria estrutura, não for possível cumprir o requisito previsto no inciso III, do art. 9º, a comunicação oficial poderá ser realizada pelo método tradicional de envio de documentos, em caráter excepcional.

Parágrafo único. Poderá ser utilizado ainda o método tradicional de envio de documentos quando houver atestada indisponibilidade do sistema informatizado, desde que haja urgência e que não se configure uma demora maior no recebimento do  documento no destino.

Art. 11. Os documentos enviados pelo Malote Digital poderão receber assinatura digital através do próprio sistema ou serem assinados antes de anexados à mensagem.

§ 1º. Caso o usuário opte pela assinatura eletrônica, através da utilização de login e senha do sistema, o documento será considerado assinado pela pessoa que o está enviando.

§ 2º. Na hipótese de tratar-se de documento que deva ser assinado por pessoa não cadastrada no sistema ou ainda por usuário diverso do que está realizando o envio da informação pelo malote digital, o mesmo deverá ser assinado fisicamente pelo responsável, sendo anexado em formato PDF para encaminhamento pelo sistema por pessoa diversa.

Art. 12. No recebimento de documentos pelo Malote Digital deve ser observado o seguinte procedimento:

I – recebido o documento e efetuada a sua leitura, o usuário deverá, de imediato, adotar as medidas necessárias para que o mesmo tenha o seu devido encaminhamento ou atinja efetivamente o seu objetivo.

II - se o documento recebido disser respeito a algum processo judicial ou administrativo, o usuário deverá providenciar a sua impressão e juntada aos respectivos autos, registrando tal ato processual no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP), anexando cópia do arquivo correspondente no sistema.

Parágrafo único. Quando se tratar de documento a ser juntado em autos de processo totalmente eletrônico, fica dispensada a impressão do respectivo documento.

Art. 13. No envio e recebimento de cartas precatórias e de ordem pelo Malote Digital, observar-se-á o seguinte procedimento:

I – na elaboração da carta precatória ou carta de ordem serão observados os requisitos previstos na legislação processual;

II – o juízo deprecante ou ordenante deve certificar nos autos e no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos (SADP) a expedição da carta precatória ou de ordem, conforme o caso;

III – uma cópia da carta precatória ou da carta de ordem expedida ao juízo deprecado ou ordenado, conforme o caso, deverá ser juntada aos autos do processo principal, sendo a outra cópia remetida pelo Malote Digital ao juízo deprecado ou ordenado;

IV – na remessa da carta precatória ou de ordem deverão constar as peças necessárias para o seu cumprimento pelo juízo deprecado ou ordenado;

V - o juízo deprecado ou ordenado expedirá, com cópia para entrega ao citando ou intimando juntamente com a contrafé, mandado simplificado de cumprimento, do qual constará simples remissão ao inteiro teor da carta precatória ou de ordem;

VI - as folhas dos autos da carta precatória ou de ordem serão numeradas, no juízo deprecado ou ordenado, na margem inferior direita; no juízo deprecante ou ordenante seguirão a numeração normal do processo a que for juntada;

VII – cumprida a diligência, ou não sendo possível o seu cumprimento por motivo devidamente certificado nos autos, deverão ser devolvidos, no prazo de 48 horas, através do Malote Digital, ao juízo deprecante ou ordenante, apenas a capa da carta precatória ou de ordem e os documentos que comprovem os atos praticados no juízo deprecado ou ordenado ou nele juntados, arquivando-se os autos físicos no próprio juízo deprecado ou ordenado;

VIII - retornando cumprida a carta precatória ou de ordem, o servidor do juízo deprecante ou ordenante procederá à juntada das peças descritas no inciso anterior aos autos principais.

Parágrafo único. O juízo deprecado poderá devolver a carta precatória, independentemente de cumprimento, quando não devidamente instruída ou não atender aos requisitos indispensáveis ao seu cumprimento.

CAPÍTULO IV

DA AUTENTICIDADE E SEGURANÇA DA COMUNICAÇÃO ELETRÔNICA

Art. 14. Visando garantir a autenticidade da comunicação eletrônica oficial, mecanismos computacionais automatizados adicionarão dispositivos e marcações nos documentos transmitidos pelo Malote Digital, como códigos numéricos, logomarcas, marcas d’água e assinatura digital.

Art. 15. Os documentos transmitidos por meio do Malote Digital devem ser protegidos por sistemas de segurança de acesso e devidamente armazenados nos equipamentos servidores do Tribunal, garantindo-se a confidencialidade, integridade e  disponibilidade dos dados, ficando dispensada a impressão de documentos emitidos ou recebidos pelo Malote Digital para fins de registro em livro.

Art. 16. Para efeito de registro das comunicações pelo Malote Digital, obedecer-se-á ao seguinte:

I – nos envios será remetida uma cópia integral do documento, na área “documentos enviados” do remetente, e quando aberto pelo destinatário, será gerado um recibo de leitura pelo sistema, notificando o remetente de que a informação transmitida pelo Malote Digital foi aberta pelo destinatário em determinada data e horário, a qual permanecerá armazenada no computador, sendo dispensada a impressão para simples efeito de registro em livro;

II – nos encaminhamentos será adicionada uma marcação no arquivo, na área “documentos enviados” do remetente, e quando aberto pelo destinatário, será gerado um recibo de leitura;

III – cada emissão, encaminhamento ou recibo possuirá um número de registro, seguido de data e horário da movimentação.

Art. 17. Todas as operações e comunicações eletrônicas realizadas através do Malote Digital ficarão registradas no sistema e armazenadas nos equipamentos servidores, não podendo ser eliminadas do banco de dados, salvo situações excepcionais devidamente autorizadas pela autoridade competente.

Parágrafo único. Considera-se autoridade competente, para os fins do disposto no caput deste artigo, a Presidência do Tribunal ou o Juiz Eleitoral, conforme o caso.

CAPÍTULO V

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 18. Para efeitos de contagem de prazo administrativo, considera-se realizado o ato por meio eletrônico no dia e hora do seu envio.

Parágrafo único. Quando o documento for enviado eletronicamente para atender a prazo procedimental, será considerado tempestivo aquele transmitido até as vinte e quatro horas do seu último dia.

Art. 19. As comunicações destinadas às pessoas e/ou unidades cadastradas no Sistema do Malote Digital, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe, serão feitas exclusivamente pelo meio eletrônico, ressalvado o disposto no art. 10.

§ 1º. As intimações realizadas através do Malote Digital serão consideradas pessoais para todos os efeitos, nos procedimentos em trâmite neste Tribunal.

§ 2º. Em casos urgentes, ou quando evidenciada a tentativa de burla ao sistema, as intimações poderão ser realizadas por outro meio, desde que atinja a sua finalidade.

§ 3º. Para fins de início da contagem de prazo, considerar-se-á intimado o destinatário no momento que for aberta a comunicação no Malote Digital, hipótese que o próprio sistema manterá o registro da leitura.

§ 4º. Caso o destinatário não realize a verificação diária do Malote, como determina o art. 21 desta Resolução, considerar-se-á o mesmo ciente do conteúdo do documento, ainda que não aberto, no prazo de 03 (três) dias úteis, a contar do envio, tornando automático início da contagem de eventual prazo para adoção de providências.

Art. 20. O uso do Malote Digital para fins diversos do estabelecido nesta Resolução poderá, conforme o caso, sujeitar os responsáveis às sanções disciplinares cabíveis.

Art. 21. Poderá incorrer em falta funcional o servidor que deixar de consultar, diariamente, o Malote Digital e vier, com isso, a causar prejuízo ao trâmite das comunicações oficiais eletrônicas.

Art. 22. Para as comunicações eletrônicas dirigidas ao Tribunal Superior Eleitoral e demais órgãos da Justiça Eleitoral que não utilizam oficialmente o Sistema Hermes – Malote Digital, devem ser observados os procedimentos previstos na Resolução TSE nº 23.325/2010.

Art. 23. Os casos omissos serão resolvidos pela Presidência do Tribunal.

Art. 24. A utilização do Malote Digital dispensa o envio do documento por qualquer outro meio físico ou eletrônico, inclusive o SADP.

Parágrafo único. Apenas para as hipóteses em que a Unidade de destino entenda imprescindível a tramitação via SADP, o documento será impresso pelo destinatário e encaminhado ao protocolo administrativo ou judicial, conforme o caso, para fins de registro no Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos.

Art. 25. Revoga-se a Instrução Administrativa nº 6/2004.

Art. 26. Esta Resolução entra em vigor no prazo de 30 (trinta) dias contados data de sua publicação.

Sala das Sessões do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe, em 22 de outubro de 2013.

DESA. MARIA APARECIDA SANTOS GAMA DA SILVA

Presidente

DES. RICARDO MÚCIO SANTANA DE ABREU LIMA

Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral

JUÍZA LIDIANE VIEIRA BOMFIM PINHEIRO DE MENESES

JUÍZA MARIA ANGÉLICA FRANÇA E SOUZA

JUÍZA ELVIRA MARIA DE ALMEIDA SILVA

JUIZ JORGE LUÍS ALMEIDA FRAGA

Drª. LÍVIA NASCIMENTO TINÔCO

Procuradora Regional Eleitoral