PORTARIA N° 694, DE 27 DE AGOSTO DE 2018

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SERGIPE, Des. Ricardo Múcio Santana de Abreu Lima, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 28,inciso XXXV, do Regimento Interno;

RESOLVE:

Art. 1º A constituição e a gestão de comitês, comissões e grupos de trabalho no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe obedecerão ao disposto nesta Portaria.

Parágrafo único. Não serão abrangidas por esta Portaria os comitês e as comissões criados por força de lei, a exemplo de comissões de licitação, de sindicância, de fiscalização e de recebimento de materiais.

Art. 2º Para fins desta Portaria, consideram-se:

I. comitê: possui natureza essencialmente deliberativa e caráter permanente. Trata-se de agrupamento de indivíduos com poder de decisão, os quais são encarregados de se ocupar de temas específicos.

II. comissão: possui natureza essencialmente consultiva/propositiva e caráter permanente. Trata-se de agrupamento de indivíduos com conhecimentos técnicos, os quais são encarregados de se ocupar de temas específicos.

III. grupo de trabalho: possui caráter temporário. Trata-se de agrupamento de indivíduos encarregados de se ocupar de temas específicos.

Parágrafo único. Excetuam-se do enquadramento como grupo de trabalho, embora possuam caráter temporário, comissões instituídas provisoriamente no período eleitoral visando à consecução das atividades dos pleitos, não sendo abrangidas por esta Portaria.

Art. 3º Os atos de solicitação para constituição de comitês, comissões e grupos de trabalho deverão ser motivados e requeridos ao Presidente ou Corregedor, de acordo com suas atribuições.

Art. 4º Os atos de instituição de comitês, comissões e grupos de trabalho deverão dispor sobre:

I. finalidade ou objetivo, definindo, sempre que possível, as competências ou atribuições básicas;

II. composição por número certo de membros, titulares e suplentes, com indicação direta do cargo ou das unidades que devem estar representadas;

III. prazo de vigência, assim como a forma e a periodicidade da revisão de sua constituição.

§ 1º A instituição de comitês, comissões e grupos de trabalho que venham a necessitar, pela natureza, da indicação direta do cargo não dispensará as designações nominais de seus membros, cabendo se dar a instituição e a designação através de atos distintos.

§ 2º Para municiar de instrumentos comitês e comissões visando a viabilizar e facilitar suas atuações, deverão ser criadas:

1. unidade própria no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para a tramitação de processos e documentos de interesse do comitê ou comissão, a fim de que sua atividade não se confunda com a unidade de lotação de seus membros;

2. conta de e-mail institucional para a comunicação interna e externa.

Art. 5º Compete ao Gabinete da Presidência a verificação do cumprimento dos requisitos formais do instrumento de constituição e o acompanhamento do prazo de vigência das comissões e comitês.

Parágrafo único. Deverá ser mantido um quadro atualizado de todas as comissões e comitês na Internet em espaço reservado à Governança do TRE.

Art. 6º Cada comissão, comitê e grupo de trabalho será presidido ou coordenado por juiz eleitoral ou servidor do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe.

§ 1º Caberá ao presidente do comitê ou comissão e ao coordenador do grupo de trabalho, sem prejuízo de outras atividades:

I. coordenar o processo de planejamento e execução das atividades da comissão, do comitê ou do grupo de trabalho;

II. instaurar procedimento administrativo no SEI que garanta o registro e a atualização dos documentos gerados, das atividades executadas e dos encaminhamentos exigidos;

III. promover e presidir reuniões periódicas com todos os membros ou com parte deles, de acordo com o desenvolvimento das atividades;

IV. registrar as reuniões em atas, produzir relatórios de desempenho e dar publicidade aos trabalhos desenvolvidos;

V. avaliar a necessidade de convidar pessoas externas à equipe cuja participação se considere relevante para discussão de temas específicos;

VI. comunicar o desligamento ou a necessidade de substituição de membro;

III. promover e presidir reuniões periódicas com todos os membros titulares (e, em suas ausências ou impedimentos, com os respectivos suplentes) ou com parte deles, de acordo com o desenvolvimento das atividades, de modo que haja divisão equânime das tarefas a serem cumpridas pelo Comitê;

IV. supervisionar o registro das reuniões em atas e dar publicidade aos trabalhos desenvolvidos;

V. avaliar a necessidade de convidar pessoas externas à equipe para prestarem informações que se considere relevantes para discussão de temas específicos;

VI. comunicar à Diretoria-Geral o desligamento ou a necessidade de substituição de membro;

VII. gerenciar os recursos orçamentários, se for o caso;

VIII. comunicar o término das atividades com os resultados obtidos e eventuais propostas de encaminhamento à autoridade superior.

§ 2º No que se refere a comitê ou comissão, deverá ser designado um membro para secretariar as reuniões, prestar suporte às atividades gerenciais e dar cumprimento às determinações do presidente.

Art. 7º Ao final de cada reunião, deverá ser elaborada Ata que registre todos os assuntos abordados, assim como as deliberações e os encaminhamentos sugeridos, a qual deverá ser enviada para ciências superiores até cinco dias após a realização do evento.

Art. 8º Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE.

RICARDO MÚCIO SANTANA DE A. LIMA

Presidente