TRE-SE promove evento sobre gestão e preservação de documentos digitais

Para manter a preservação autenticada, é necessário garantir a manutenção da cadeia de custódia do documento

TRE-SE preservação doc. digital
TRE-SE preservação doc. digital

O Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe (TRE-SE) iniciou, nesta terça-feira (14), o treinamentosobre Gestão e Preservação de Documentos Digitais, para  os servidores. “A Transformação Digital da Produção à Preservação de Documentos e Processos nos Tribunais do Brasil” foi o tema da apresentação de Daniel Flores, professor do curso de Arquivologia da Universidade Federal Fluminense e membro da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e de Sérgio Ricardo, pesquisador do grupo de pesquisas de documentos digitais do CNPq/UFF Ded/A.


Na abertura do evento, o
diretor-geral do TRE-SE, Rubens Lisboaexplicou que todos os órgãos federais estão incipientes em relação a preservar documentos digitais e que o Tribunal parte, mais uma vez, à frente. “O objetivo do curso é transmitir aos servidores do TRE-SE noções básicas para que se faça uso, da melhor forma possível, de ferramentas necessárias para elaborar políticas e projetos de preservação digital”, completou.

O professor Daniel Flores abordou os princípios fundamentais referentes a documentos digitais comparando com a estrutura da documentação analógica: “O documento digital tem princípios para sua produção, manutenção, preservação e acesso. Isso quer dizer que o documento analógico (papel ou outros suportes) tinha uma fisicalidade de garantia de preservação. Em relação ao documento digital, garantir a preservação é coisa muito mais séria. Se eu não tiver uma cadeia de custódia, eu não consigo garantir a autenticidade desses documentos.”

Para manter a preservação autenticada, é necessário garantir a manutenção da cadeia de custódia do documento. Ou seja, o documento que nasce digital deve permanecer em ambiente digital. “O Poder Judiciário, por sua vez, tem um modelo de requisito para produzir documentos digitais na gestão, o Moreq Jus. Na fase permanente, já é outro sistema, o chamado Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), que segue a resolução nº 43 do Conselho Nacional de Arquivo, o ISO 14721 e a  ABNT NBR 15472”, afirmou Flores.

O especialista enfatizou que a produção de documentos digitais ficou mais complexa:A própria fotografia produzida por uma assessoria de comunicação tem que nascer, também, em um ambiente digital, ser recolhida, entrar numa cadeia de custódia, empacotada e ser arquivada no RDC-Arq – algo que não foi introjetado,em primeiro momento, no Brasil, por haver o entendimento de que o documento digital não precisava disso”.

Os tribunais brasileiros estão preparados para manter a cadeia de custódia, porém  não estão implementando. Hoje, na maioria dos tribunais, mantém-se o processo judicial eletrônico na fase de gestão corrente intermediária.A lei 8.159, art. 25, diz que não se pode manter documento de caráter permanente na fase de gestão: “Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.”

Por fim, o diretor-geral do TRE-SE, Rubens Lisboa, agradeceu ao palestrante pelas contribuições compartilhadas e proferiu uma reflexão sobre a relevância das unidades que fazem parte do Tribunal. “Enquanto o professor falava, eu estive aqui pensandonos meus alguns anos de Tribunal: como as coisas, ao andar do tempo, vão-se aglutinando. Os órgãos da estrutura do Tribunal, há algum tempo  (secretárias, coordenadorias e seções),  eram vistas como umas mais importante que outras. O tempo vai passando, as modernidades, as novas tecnologias estão chegando e as coisas vão-se ajustando. E, hoje, a gente percebe que todas as unidades têm a sua importância neste Tribunal. Então, o quanto o arquivo foi essencial, está sendo e, de agora em diante, vai ser para a instituição. Isso é muito bom, porque comprova que estamos no caminho certo”, disse.

Programação:

14/05/2019 – Além da palestra do especialista Daniel Flores, foi ministrado o curso sobre  Gestão e Preservação de Documentos Digitais para os servidores lotados na Secretaria Judiciária, responsáveis pela gestão documental deste Tribunal, as ASPLANs das Secretárias e alguns servidores representantes de cada unidade do TRE-SE. Participaram, também, dois servidores do TJSE, um servidor da JFSE, um servidor do TRT-20ª Região.

15/05/2019 – Curso sobre Gestão e Preservação de Documentos Digitais, com Sérgio Ricardo.

 

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