A Presidente do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe, Desa. Maria Aparecida Santos Gama da Silva, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 17, inciso XXXIV, do Regimento Interno,

CONSIDERANDO a atuação da Coordenadoria de Controle Interno e Auditoria (COCIN) no acompanhamento dos atos de gestão orçamentária, financeira e patrimonial;

CONSIDERANDO o que determinam os Regimentos Internos da Secretaria e da Coordenadoria de Controle Interno e Auditoria do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe;

CONSIDERANDO a necessidade de aperfeiçoar os controles internos e reordenar os procedimentos administrativos que gerem despesas, para o aprimoramento da utilização do pessoal, tempo e recursos envolvidos;

CONSIDERANDO que a análise prévia pela COCIN pressupõe um prazo mínimo e tem como variáveis o quantitativo de procedimentos e sua complexidade;

R E S O L V E:

Art. 1º Os processos administrativos que gerem despesas para o Tribunal serão examinados pela Coordenadoria de Controle Interno e Auditoria (COCIN), prévia ou posteriormente à aprovação, consoante as regras estabelecidas nesta Portaria.

Dos Processos Licitatórios

Art. 2º Os processos licitatórios serão encaminhados à COCIN para análise prévia nas seguintes fases:

I – Após a aprovação do ato convocatório pela Assessoria Jurídica (ASJUR) e antes de sua publicação ou expedição aos interessados.

II – Antes da homologação pelo Ordenador de Despesas.

§ 1º Compete à COCIN o exame e sua remessa à Comissão de Licitação, ao Pregoeiro ou à Seção de Licitações com as recomendações necessárias, quando cabíveis.

§ 2º Prescindirão de exame prévio pela COCIN os processos licitatórios na fase I, enquadrados no limite para dispensa de licitação pelo valor consignado no art. 24, incisos I ou II, da Lei 8.666/93, conforme o caso, ou de acordo com legislação posterior que alterar este limite.

§ 3º O prazo limite para encaminhamento dos processos licitatórios à COCIN para análise prévia é, na fase I, o dia 30 de novembro; e, na fase II, o dia 19 de dezembro. Os processos que não forem encaminhados tempestivamente na fase I não poderão ser enviados para análise prévia na fase II.

Das Contratações Diretas sem Licitação

Art. 3º Os processos de dispensa e inexigibilidade de licitação, antes da autorização da contratação pela autoridade competente, serão examinados pela COCIN após análise da ASJUR.

§ 1º As contratações diretas relativas a inscrições de servidores em cursos abertos a terceiros prescindirão de exame prévio pela COCIN.

§ 2º Prescindirão de exame prévio pela COCIN as contratações diretas, enquadradas no limite para dispensa de licitação pelo valor consignado no art. 24, incisos I ou II, da Lei 8.666/93, conforme o caso, ou de acordo com legislação posterior que alterar este limite.

§ 3º O prazo limite para encaminhamento dos processos de contratações diretas à COCIN para análise prévia é o dia 19 de dezembro. 

Dos Suprimentos de Fundos

Art. 4º As prestações de contas de suprimentos de fundos, após a apreciação da Presidência, serão encaminhados quadrimestralmente à COCIN, a qual promoverá análise, emitindo Relatório Conclusivo do qual conste o critério adotado para a apreciação, no prazo de 60 dias.

Parágrafo único. A COCIN especificará os processos que serão objeto de análise, podendo solicitar outros documentos necessários à elucidação de dúvidas surgidas no decorrer de seus trabalhos.

Dos Contratos

Art. 5º As alterações contratuais que acarretem acréscimo ao valor total do contrato, inclusive as prorrogações de vigência, serão, após análise da ASJUR, examinadas pela COCIN antes da autorização pelo Ordenador de Despesas.

§ 1º Prescindirão de exame prévio pela COCIN as alterações contratuais, enquadradas no limite para dispensa de licitação pelo valor consignado no art. 24, incisos I ou II, da Lei 8.666/93, conforme o caso, ou de acordo com legislação posterior que alterar este limite.

§ 2º O prazo limite para encaminhamento dos processos de alteração contratual à COCIN para análise prévia é o dia 19 de dezembro.

Do Controle Patrimonial e do Almoxarifado

Art. 6º O controle patrimonial e do almoxarifado será exercido pela SAO, cabendo à COCIN os procedimentos a seguir:

I – Confrontar os dados contábeis do Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI) com os relatórios de movimentação dos bens móveis e almoxarifado;

II – Analisar os atos de gestão patrimonial, contemplando a correção e completude dos registros dos imóveis no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União – SPIUnet e dos gastos realizados com a manutenção dos imóveis próprios, da União e locados de terceiros, assim como o inventário físico ao final do exercício para efeito de Tomada de Contas, o qual deverá ser encaminhado pela SAO, através de relatório consolidado, até 30 (trinta) dias após a sua feitura.

§ 1º Os Relatórios de Movimentação Mensal de Almoxarifado (RMA) e de Movimentação de Bens Móveis (RBM) deverão ser remetidos até o 5º (quinto) dia útil do mês subsequente ao de referência;

§ 2º O relatório do SPIUnet será emitido e encaminhado semestralmente e a cada atualização na situação dos imóveis.

§ 3º A Secretaria de Administração e Orçamento (SAO) deverá encaminhar, até o mês subsequente ao de referência, relatório contemplando as seguintes informações detalhadas para cada imóvel utilizado pelo Tribunal:

I custo com material de consumo;

II custo com telefonia;

III custo com locação de imóveis;

IV custo com energia e água;

V custo com vigilância;

VI gastos realizados com a manutenção dos imóveis próprios e locados de terceiros, segregando e especificando despesas com manutenção do imóvel das despesas com manutenção das instalações.

Dos Processos de Pagamento de Despesas

Art. 7º Quando solicitada, a SAO deverá encaminhar, em 5 (cinco) dias úteis, a documentação comprobatória das despesas decorrentes de processos licitatórios, dispensa e inexigibilidade de licitação e/ou relacionadas aos atos de gestão orçamentária, financeira e patrimonial, para o devido exame pela COCIN.

Das Despesas de Pessoal

Art. 8º A Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP) encaminhará, até o 5º (quinto) dia de cada mês, expediente indicando as alterações havidas em relação à folha de pagamento mensal imediatamente anterior, com o objetivo de melhor orientar a análise pela COCIN. 

Art. 9º Os procedimentos administrativos de pessoal a serem analisados pela COCIN previamente à apreciação pelo Ordenador de Despesas são:

I – de concessão e alteração de aposentadorias e pensões e de abono de permanência;

II - de acerto de contas decorrentes de desligamentos de servidores.

§ 1º No acerto de contas, deve ser informada a situação do servidor no que tange ao período trabalhado no mês do desligamento, férias, gratificação natalina, auxílio-transporte, auxílio-alimentação, pré-escola, plano de saúde, bem como os respectivos cálculos.

§ 2º O prazo limite para encaminhamento dos processos de pessoal à COCIN para análise prévia é o dia 19 de dezembro.

Art. 10 Não serão objeto de análise prévia pela COCIN a apreciação jurídica do cabimento das despesas de pessoal, bem como os processos de pessoal cujo objeto não se enquadre no art. 9º.

Do Relatório de Gestão Fiscal

Art. 11 O Relatório de Gestão Fiscal elaborado pela SECOG será encaminhado à COCIN para análise e assinatura do responsável pela Coordenadoria antes da apreciação pela Presidência do Tribunal.

Do Rol de Responsáveis

Art. 12 Cabe à COCIN atualizar, no SIAFI, o Rol de Responsáveis, sempre que ocorrer alteração dos agentes. 

Art. 13 A SGP manterá cadastro, preferencialmente informatizado, contendo informações dos agentes responsáveis (titulares e substitutos) pelos seguintes atos ou unidades:

I – Ordenamento de Despesas

II – Gestão Orçamentária

III – Gestão Financeira

IV - Gestão de Licitações

V – Gestão de Patrimônio – Bens Móveis

VI - Gestão de Patrimônio – Bens Imóveis

VII – Gestão de Transportes

VIII – Gestão de Pessoal

IX – Conformidade de Registro de Gestão

X – Conformidade Contábil

XI – Engenharia

XII – Tecnologia da Informação

XIII – Auditoria Interna

XIV – Almoxarifado – Bens de Estoque

XV – Biblioteca

XVI – Arquivo

Parágrafo único. A COCIN poderá, a seu critério e a qualquer tempo, determinar a inclusão de outros responsáveis, no cadastro a que se refere o caput deste artigo, bem como também a exclusão.

Art. 14 Constarão do cadastro a que se refere o artigo 13 as seguintes informações:

I – Nome (completo e por extenso) e número do Cadastro de Pessoa Física no Ministério da Fazenda (CPF/MF) do responsável arrolado

II – Identificação da natureza de responsabilidade e do cargo ou função exercida

III – Indicação dos períodos de gestão, por cargo ou função

IV – identificação dos atos formais de nomeação, designação ou exoneração, incluindo a data de publicação no Diário Oficial da União (DOU) ou em documento de divulgação pertinente

V – Endereço residencial completo

VI – Endereço de correio eletrônico

Parágrafo único. No caso dos agentes responsáveis substitutos, devem ser indicados também os atos de designação/nomeação para os cargos/funções que estão a ocupar como titulares.

Art. 15 A SGP encaminhará à COCIN cópias dos atos de exoneração, dispensa, nomeação, designação e substituição dos agentes responsáveis no prazo máximo de 10 (dez) dias contados da data de publicação.

Parágrafo único. A SGP encaminhará até o 5º (quinto) dia de cada mês demonstrativo consolidado dos agentes responsáveis relativo ao mês anterior.

Das Disposições Gerais

Art. 16 As solicitações de justificativas ou informações feitas pela COCIN deverão ser atendidas pela unidade instada no prazo de 10 (dez) dias úteis a contar do recebimento do documento solicitante, salvo se estipulado prazo diverso em face da peculiaridade do caso.

Art. 17 Deverão ser informadas, no prazo de 60 (sessenta) dias, as providências adotadas pelas unidades no tocante às recomendações expedidas após as análises realizadas pela COCIN.

Art. 18 Aos processos não examinados previamente pela COCIN, nos termos dos arts. 2º, §§ 2º e 3º; 3º, §§ 1º, 2º e 3º; 5º, §§ 1º e 2º; e 9º, § 2º, aplicar-se-ão as seguintes medidas:

I – as Secretarias de Administração e Orçamento e de Gestão de Pessoas aperfeiçoarão os controles internos relativos aos mesmos, a exemplo de check-list, constante dos respectivos autos, com indicação específica do atendimento dos requisitos legais ou regulamentares aplicáveis e assinatura do responsável pela conferência ou revisão interna do procedimento;

II – a COCIN poderá, a critério da unidade, observadas a relevância, a materialidade e o risco envolvidos, proceder à análise posterior dos processos não analisados previamente, mediante inclusão do exame dos procedimentos, por amostragem, no plano anual de auditoria (arts. 2º, §§ 2º e 3º; 3º, §§ 1º, 2º e 3º; 5º, §§ 1º e 2º; e 9º, § 2º). 

Art. 19 Os fluxogramas do plano de auditoria e do processo de auditoria são os definidos nos anexos desta Portaria.

Art. 20 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogada a Portaria 193, de 20 de março de 2012.

Parágrafo único. Os prazos limites estabelecidos nos arts. 2º, § 3º; 3º, § 3º; 5º, § 2º; e 9º, § 2º, vigorarão a partir do exercício de 2014.

PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE

DESA. MARIA APARECIDA SANTOS GAMA DA SILVA

PRESIDENTE

Anexo - Fluxograma do Processo de Auditoria