O projeto é voltado à melhoria do processo de trabalho relacionado ao apoio às Zonas Eleitorais durante o período eleitoral, busca enfrentar os desafios identificados no planejamento e execução das atividades, garantindo maior eficiência, equidade e satisfação entre os servidores envolvidos.

Metodologia

Para condução do trabalho, foi adotada a metodologia de Design Thinking, que possibilita uma abordagem colaborativa, centrada nas pessoas e voltada para a resolução de problemas complexos de forma criativa e inovadora. Esse método possibilitou uma compreensão ampla da realidade das Zonas Eleitorais e a identificação de soluções aplicáveis.

Melhorar processo de trabalho dos cartórios - Apoio às Zonas Eleitorais nas Eleições.

Árvore de Problema

Na oficina inicial, foi utilizada a ferramenta de diagnóstico chamada de árvore de problemas, que permitiu mapear:

Causas principais:

• Distribuição inadequada do apoio às Zonas Eleitorais;
• Quadro deficitário de servidores nas Zonas Eleitorais;
• Falta de planejamento prévio e critérios objetivos;
• Ausência de padronização das atividades;
• Interesses pessoais diversos e falha na comunicação entre setores.

Consequências identificadas:

• Sobrecarga de trabalho dos servidores;
• Insatisfação e desestímulo funcional;
• Retrabalho e custos elevados;
• Afastamento por questões de saúde;
• Baixa produtividade e insatisfação com a administração.

Mapeamento dos Atores

Foi elaborado um Mapa de Atores, que organiza os diferentes níveis de participação no processo:

Público-Alvo:

• Zonas Eleitorais (principal beneficiário do projeto).

Atores Diretos:

• Presidência e Diretoria-Geral;
• Corregedoria;
• Servidores da sede e de apoio;
• Servidores da SGP;
• Servidores das Zonas Eleitorais.

Atores Indiretos:

• Juízes Eleitorais (impactados pelas condições de funcionamento das Zonas).

Essa classificação possibilita visualizar quem está no centro das ações do projeto, quem atua diretamente em sua execução e quem é afetado indiretamente pelos resultados.

As Zonas Eleitorais são afetadas pela distribuição inadequada de servidores de apoio durante o período eleitoral, o que impacta negativamente na realização dos trabalhos de organização das eleições.

Matriz CSD – Certezas, Suposições e Dúvidas

Durante as discussões da segunda oficina do projeto, os participantes elaboraram a Matriz CSD, ferramenta que auxilia na identificação do que já se sabe, do que se supõe e das principais lacunas de informação relacionadas ao processo de apoio às Zonas Eleitorais.

Certezas

Foram identificados pontos já consolidados na percepção dos participantes:

• O quadro de lotação é insuficiente;

• As Zonas Eleitorais necessitam de apoio, especialmente no período eleitoral;

• Há falta de definição de critérios objetivos para distribuição do apoio;

• O preparo dos servidores muitas vezes é inadequado, com ausência de capacitação para novatos;

• Interesses pessoais prevalecem sobre os coletivos, gerando pessoalidade nas indicações e interferência da administração;

• O apoio atual apresenta problemas como servidores inaptos, sobrecarga, retrabalho e falha de comunicação entre unidades;

• Não existe um fluxo sistematizado de feedback das Zonas sobre o apoio recebido.

Suposições

Foram levantadas hipóteses que precisam ser validadas:

• A rotatividade do pessoal de apoio impacta negativamente o trabalho nos cartórios;

• Pode haver falta de conhecimento real da demanda por parte da gestão;

• Existe uma necessidade efetiva de apoio, mas a forma e o período de alocação são inadequados;

• É necessário melhorar a forma de distribuição dos servidores;

• A existência de bancos de dados padronizados poderia contribuir para tornar a distribuição mais uniforme.

Dúvidas

Alguns pontos ainda carecem de investigação:

• Como é feita a constituição do grupo de apoio?

• Qual é o critério para avaliação da formação dos cartórios e servidores?

• Há capacitação e avaliação dos servidores apoiadores?

• É realizado um levantamento prévio das necessidades de cada Zona?

• Como se lida com o incremento das tarefas obrigatórias que geram maior demanda de mão de obra nas eleições?

Indo a Campo

A terceira oficina do projeto teve como foco a etapa de ida a campo, dedicada à escuta ativa e à compreensão aprofundada dos desafios enfrentados nas Zonas Eleitorais durante o período eleitoral.

O encontro abordou como realizar entrevistas qualitativas com os envolvidos no problema, destacando a importância de compreender histórias, sentimentos e barreiras vivenciadas pelos servidores.

Durante a oficina, os participantes aprenderam a elaborar roteiros de entrevista, criar conexões com os entrevistados e observar comportamentos e emoções no contexto real de trabalho.

A atividade prática consistiu na construção e teste de roteiros voltados aos diferentes públicos envolvidos, preparando o grupo para as etapas seguintes do projeto.

Programação das Entrevistas

Foi realizada a definição dos responsáveis por cada grupo de entrevistados. O objetivo dessa etapa é aprofundar o entendimento sobre os desafios enfrentados no apoio às Zonas Eleitorais, por meio da escuta ativa de diferentes atores institucionais, incluindo gestores, servidores e equipes de apoio.

A programação de entrevistas ficou organizada da seguinte forma: