TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SERGIPE
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RELATÓRIO DE AUDITORIA 4/2022 - SEAUG

Relatório do 3º Monitoramento
Interessado(s): Secretaria de Tecnologia da Informação
                         Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças

SUMÁRIO
I. INTRODUÇÃO
II. ANÁLISE DO ATENDIMENTO DAS RECOMENDAÇÕES
III. BENEFÍCIOS EFETIVOS DAS RECOMENDAÇÕES
IV. CONCLUSÃO

I. INTRODUÇÃO
1.1 Visão Geral do Objeto Monitorado
Trata-se do 3º Relatório de Monitoramento da Auditoria no Processo de Gestão de Suprimento de Materiais Eleitorais, a qual teve como objetivo avaliar:
a) a efetividade dos controles internos instituídos na gestão do processo de suprimentos de materiais eleitorais como resposta aos riscos inerentes ao processo avaliado;
b) a correspondência entre o pedido de materiais eleitorais e a legítima necessidade do Tribunal requisitante;
c) a existência de controle sobre o armazenamento e a destinação dos materiais adquiridos.
Dos exames realizados na auditoria, concluiu-se pela necessidade de aperfeiçoamento de alguns controles internos relacionados às estimativas de suprimentos, ao controle do estoque, aos registros patrimoniais e às atividades de supervisão e revisão.
Emitiram-se recomendações para as Secretarias de Tecnologia da Informação – STI e de Administração, Orçamento e Finanças – SAO.

1.2 Objetivo
O objetivo do Monitoramento consistiu em averiguar o atendimento das seguintes recomendações:
● Utilização de Sistema para o controle de estoque e movimentação dos flashs e MRs em posse da SEAUE.
● Constatar a adoção de controles relacionados à logística de distribuição e devolução de suprimentos eleitorais;
● Verificar a adoção de lista de verificação para conferir se os procedimentos de recebimento e registro dos suprimentos eleitorais foram realizados corretamente antes do envio da documentação ao TSE;
● Verificar a adoção da supervisão nos processos de recebimento e registros de suprimentos eleitorais;
● Conferir a destinação das baterias, se não houve destino diverso da contratação.
Foram analisadas manifestações da SAO e da STI, consultas aos sítios eletrônicos do Tribunal, bem como ao Sistema Eletrônico de Informações – SEI.
Compuseram a Equipe responsável pelas constatações os servidores Ivanildo Alves de Medeiros e Israel Macedo Carvalho, com a supervisão de Adail Vilela de Almeida.
Não houve nenhuma limitação quanto aos exames realizados.

II. ANÁLISE DO ATENDIMENTO DAS RECOMENDAÇÕES

2.1 Recomendação
Às STI e SAO:
Adotar o Sistema ASIweb para o controle do armazenamento, movimentação e baixa dos suprimentos eleitorais, inclusive os de uso duradouro, nos termos da Resolução TSE 23.374/2011.

2.1.1 Situação que levou à proposição da recomendação (descrita no Relatório de Auditoria 0436742 - Achado 3)
Após a entrada e saída imediata dos suprimentos no ASIWeb pela SEALM, a SEAUE fica com a guarda dos suprimentos e tem por controle a Planilha da Quantidade de Suprimento em Estoque, que não demonstra a movimentação e baixa dos suprimentos eleitorais de uso duradouro (baterias, flash card e memória de resultado), apenas registra o quantitativo de dois itens, flash card e memória de resultado.
O sistema ASIWeb é o previsto em norma para o controle do armazenamento, movimentação e baixa dos suprimentos eleitorais de uso duradouro (baterias, flash card e memória de resultado), inclusive quando outra unidade mantém as peças e suprimentos sob sua responsabilidade.

2.1.2 Providências adotadas e comentário dos gestores:
A recomendação baseou-se no controle do armazenamento, movimentação e baixa.
A Informação 5800 (0786312) da SEAUE optou por “manter o Almoxarifado Central como gestor dos suprimentos de eleições, cabendo efetuar demais ajustes para melhor atender aos interesses público e institucional, no âmbito das atividades regimentais de suas respectivas unidades”.
Nesta mesma informação a SEAUE diz “possuir um módulo no sistema LogusWeb com a mesma finalidade do subalmoxarifado, qual seja: o controle de estoque dos flashs e MRs (0787905); desde o registro, passando pela movimentação de Flash e MR (0787917)”.
Na Informação 2248 (1026300) a SEAUE diz que “o relatório do Logusweb 1030253 consta a movimentação feita para o TSE. Como somos centralizados, só o TRE-SE tem acesso ao Logusweb, sendo assim, o controle desse material foi feito via planilha: Estoque-Controle-MR-MV 2018-2021 - 1030267”.

2.1.3 Evidência(s)
E-mail (0776201).
Informação 5800 (0786312)
Relatório de Auditoria 18 (0754448)
Anexo Relatório Logusweb (1030253)
Informação 2248 (1026300)
Anexo Estoque-Controle-MR-MV 2018 - 2021 (1030267)

2.1.4 Análise
Foi verificado que o sistema proposto, LogusWeb, não é capaz de manter controle automatizado efetivo dos suprimentos armazenados (flashs e Mrs) na SEAUE, pois não consegue identificar o histórico de movimentação, não controla o envio para os Cartórios e requer controle auxiliar mediante planilha que aumenta a probabilidade de erros, conforme se depreende das evidências 1026300, 1030253 e 1030267.
Emitiu-se a comunicação interna da análise (1132884) e a unidade respondeu (1133014):
“A SEAUE pretende adotar este ano o ASIweb, o que não foi feito ainda devido a problemas técnicos, para cujas soluções se encontram bem adiantadas. Ou seja, se não houver mais nenhum entrave técnico, a SEAUE pretende adotar o ASIweb na movimentação de Mídias o mais rápido possível, pois é de total interesse nosso, além de ser a ferramenta mais apropriada e que mitigará consideravelmente a possibilidade de desvios ou perdas de material.”
Após esta resposta, percebeu-se que a unidade auditada concordou com a análise apresentada, bem como adotaria medidas para implementação desta recomendação, medidas estas que serão objeto de monitoramento futuro.

2.1.5 Conclusão
A recomendação encontrava-se como implementada parcialmente em monitoramento anterior, pois havia sido considerado que ocorreria a utilização de um sistema informatizado alternativo para controle de suprimentos eleitorais de uso duradouro armazenados na SEAUE, mas após este monitoramento percebeu-se que o LogusWeb não é suficiente para o devido controle, permanecendo a situação inicial da recomendação como não implementada.

2.2 Recomendações
À COMAC/SEALM:
Adotar lista de verificação para conferir se os procedimentos de recebimento e registro dos suprimentos eleitorais foram realizados corretamente antes do envio da documentação ao TSE.
À SAO/COMAC e STI/COINF:
Evidenciar nos processos de recebimento e registros de suprimentos eleitorais a atividade de supervisão desempenhada pelas Coordenadorias das áreas de material e administração das urnas.

2.2.1 Situações que levaram à proposição das recomendações (descrita no Relatório de Auditoria 0436742 - Achado 5)
Situação 01:
Os termos de recebimento definitivo dos lacres, bobinas e baterias foram emitidos respectivamente em 04/07/2016, 25/07/2016 e 25/07/2016.
Entretanto, observou-se que após o prazo de 05 (cinco) dias definido pelo TSE, para encaminhamento dos documentos comprobatórios do recebimento dos suprimentos eleitorais, ainda ocorria, em meses posteriores, o envio de documentos retificados, para atender às solicitações do TSE – SELMAT/COMAP/SAD.
Situação 02 (descrita no item 2.3.1 do Relatório do 2º monitoramento 0754448):
Foram transferidos do TRE/MG para o TRE/SE unidade de memória de 512 MB (memória de resultado), num quantitativo de 1244 unidades, no valor de R$ 34.881,76. No entanto, no TRE/SE esse material foi registrado como flash card 512 MB, nos sistemas ASIWeb e SIAFI.
Os lacres recebidos mediante nota fiscal nº 327463 totalizaram 20.970 unidades, entretanto, foi registrado no sistema ASIWeb a quantidade de 23186 unidades. No sistema SIAFI não foi registrada a quantidade de lacres recebida.

2.2.2 Evidência(s)
Informação 5795/2018 (0605563);
Check-List Recebimento de Suprimentos Eleitorais na lista de documentos a serem gerados no SEI.
Informação 2414 (1030631)

2.2.3 Análise
As recomendações tiveram por objetivo prevenir o encaminhamento dos documentos comprobatórios de recebimento dos suprimentos eleitorais em desconformidade com as orientações emitidas pelo TSE, evitando possíveis atrasos nos procedimentos de pagamento aos fornecedores.
No primeiro Monitoramento (0515968) por parte desta unidade de auditoria, em 26/09/18, observou-se que não foram adotadas medidas para atendimento da recomendação que indicava a utilização de lista de verificação.
Em 25/10/2018, a unidade auditada se manifesta informando a elaboração de checklist para recebimento de materiais do TSE, a ser incluído no rol de documentos do SEI (0605563) .
Constatou-se que está disponível para utilização no SEI o documento Check-list Recebimento de Suprimentos Eleitorais.
No 2º monitoramento 0754448 verificou-se que o check-list foi criado após as Eleições de 2018, logo a atividade de supervisão ficou prejudicada e não foi possível avaliar a adoção dos procedimentos de conferência, tendo em vista que o recebimento de materiais do TSE ocorreu antes da criação do referido check-list. 
Neste monitoramento, que avalia os procedimentos executados nas Eleições 2020, não foi possível avaliar as medidas adotadas, logo que não foi aberto processo SEI de recepção de materiais adquiridos pelo TSE, conforme Informação 2414 (1030631) . Alguns suprimentos foram adquiridos mediante atas de registros de preços firmadas entre o TSE e fornecedores, sendo as contratações formalizadas pelo TRE/SE conforme processos 0018479-34.2019.6.25.8000 e 0005386-67.2020.6.25.8000.

2.2.4 Conclusão
Não foram identificadas as condições necessárias para que as recomendações pudessem ser adotadas. Nas próximas aquisições de suprimentos eleitorais, as recomendações poderão ser avaliadas novamente, caso as contratações venham a ser efetuadas diretamente pelo TSE.
As avaliações das recomendações ficaram prejudicadas por ausência de objeto.

2.3 Recomendação
À STI:
Aprimorar os controles relacionados à logística de distribuição e devolução de suprimentos eleitorais.

2.3.1 Situação que levou à proposição da recomendação(descrita no Relatório de Auditoria 0436742 - Achado 8)
A Unidade Auditada apresentou planilha de distribuição do quantitativo de suprimentos, recibos de envio e devolução de suprimentos para as Zonas Eleitorais e e-mails de cobrança de materiais eventualmente não devolvidos.
Entretanto, os documentos apresentados não demonstram o confronto entre o total de suprimentos enviados e devolvidos por Zona Eleitoral e a solução adotada no caso de pendências nas devoluções.

2.3.2 Providências adotadas e comentário dos gestores:
Foi solicitado no item 4 da Comunicação Interna 323 (1070021) os processos e/ou documentação de controle que exiba todas as etapas entre a distribuição e devolução dos suprimentos eleitorais referentes às Eleições 2020.
A Seaue apresentou documentação , Anexo Devolução de Suprimentos (1072771).

2.3.3 Evidência(s)
Anexo Devolução de Suprimentos (1072771)
Distribuição e devolução de suprimentos (1030275)

2.3.4 Análise
Verificou-se que a Seaue utilizou em 2018 o processo SEI 0014499-16.2018.6.25.8000, para controle da movimentação destes suprimentos. A Seaue informou e confirmamos que a maioria das zonas não utilizou esta ferramenta.
O controle automatizado, mediante SEI, foi uma boa prática de iniciativa da Seaue para controlar a movimentação destes materiais, mas houve uma deficiência das Zonas Eleitorais ao não utilizá-lo e da Seaue ao não adotar mecanismos para torná-lo efetivo, bem como não implementar melhorias nesta ferramenta.
Nas Eleições 2020 este instrumento de controle não foi utilizado, teria sido uma oportunidade de aprimoramento, envolvendo as zonas eleitorais e a Seaue.
Na última eleição prevaleceu a utilização de controles manuais, menos eficazes que controles automatizados. Não obstante a planilha “controle geral devolução suprimentos Eleição 2020” (1072771) evidenciou aspectos positivos, logo que a Seaue anota todas as devoluções dos materiais encaminhados às Zonas Eleitorais, bem como o responsável pela anotação na Seaue.
Entretanto, a efetividade e eficácia do controle das etapas entre a distribuição e devolução dos suprimentos eleitorais, utilizado nas Eleições 2020, Anexo Devolução de Suprimentos (1072771) têm alta dependência no desempenho do servidor que o operacionaliza, situação evidenciada pelos e-mails que tratam da devolução dos materiais.
Após esta análise preliminar, a unidade auditada se manifestou (1133014):
"Como já foi descrito acima, na resposta à recomendação 1, temos a intenção de utilizarmos o sistema ASIweb, visto que os problemas técnicos foram sanados e estamos em via de implantação.
Caso ocorra alguma surpresa negativa e o referido sistema não venha a ser utilizado, acataremos a recomendação desta auditoria de utilizarmos o SEI, utilizando a experiência de 2018 para implementar ajustes e melhorias nos sentido de obtermos o êxito almejado."

2.3.5 Conclusão
Buscando o aprimoramento dos controles, a unidade auditada sinalizou concordância com a utilização de controle automatizado. A implementação deste controle será objeto de monitoramento futuro.
Face os aspectos positivos evidenciados na planilha “controle geral devolução suprimentos Eleição 2020”, considera-se a recomendação implementada parcialmente.

2.4 Recomendação
À STI:
Repor para o estoque da SEAUE as baterias adquiridas para utilização nas urnas eletrônicas e remetidas a outras unidades.

2.4.1 Situação que levou à proposição da recomendação
A Unidade Auditada apresentou controle de estoque que evidencia o envio de baterias a outras unidades.

2.4.2 Providências adotadas e comentário dos gestores:
No Plano de Acão Referente à Nota de Auditoria 0783534, apresentado pela STI (0796691), consta a informação de que foram adquiridas novas baterias para reposição do estoque da SEAUE conforme processo 0001815-59.2018.6.25.8000.

2.4.3 Evidência(s)
Estudos Técnicos Preliminares de STIC ASPLAN-STI 0507964
Termo de Referência 0530608
Anexo Controle de Bateria Recebida/Devolvida (1072457)
Plano de Ação Referente à Nota de Auditoria 0783534 (0796691)

2.4.4 Análise
Nos processos de contratação 0001815-59.2018.6.25.8000 e 0009318-34.2018.6.25.8000, informados para atender à recomendação, verificou-se que nos Estudos Técnicos Preliminares de STIC ASPLAN-STI 0507964 e Termo de Referência 0530608, item 4.7.1: serão necessárias 668 baterias para nobreak, sendo 134 para substituição de unidades defeituosas, 500 para reposição do estoque de baterias de urnas eletrônicas da SEAUE, necessárias para realização do primeiro ciclo de conservação e 34 para reserva técnica. Verifica-se que a Seapu demandou apenas 134 baterias, e as outras 534 baterias foram demandadas pela Seaue. Ocorre que após essa contratação, as 534 baterias destinadas e encaminhadas para Seaue foram remetidas para SEAPU/SESOP (conforme documento Anexo Controle de Bateria Recebida/Devolvida 1072457), contrariando a motivação, finalidade e demanda previstas na contratação (itens 4.7.1 e 8.7.1 do termo de referência). Não houve a reposição recomendada.
Efetuada a análise preliminar, a unidade auditada assim se manifestou (1133014):
"Essa prática de movimentação de baterias entre unidades distintas, outrora realizada entre SEAUE e SEAPU/SESOP, já foi abolida pela SEAUE, justamente acatando a recomendação desta auditoria, vide informação (0783534) e por incompatibilidade com as atribuições previstas na Resolução 16/2021.
Embora conste na informação dos Processo de Contratação 0001815-59.2018.6.25.8000 e 0009318-34.2018.6.25.8000, que a reposição do estoque de baterias de urnas eletrônicas da SEAUE tem que ser de 534 baterias, na época foram enviadas 600 baterias, vide informação (1072457).
Para liquidar em definitivo essa Recomendação, ficou acordado com a Chefia da SEAPU a devolução das 600 baterias, da seguinte maneira:
- Devolverá 200 baterias ainda neste 1º semestre de 2022.
- Incluirá na proposta orçamentaria de 2023 o quantitativo de 400 baterias, que serão destinadas para as trocas das baterias da SEAUE utilizadas nas urnas.
Visando dar transparência a esse processo de devolução, a SEAPU fará o registro em Processo SEI 0002111-42.2022.6.25.8000."

2.4.5 Conclusão
Ficou evidenciado que não ocorreu a reposição das baterias à Seaue, portanto a recomendação não foi implementada. A unidade auditada se comprometeu a implementá-la até o ano 2023. Após esse período, essa recomendação será objeto de outro monitoramento.

2.5 Recomendação
À STI:
Manter durante o período de uso das baterias a destinação condizente com a necessidade e finalidade informada na contratação.

2.5.1 Situação que levou à proposição da recomendação
A Unidade Auditada apresentou controle de estoque que evidencia o envio de baterias a outras unidades.

2.5.2 Providências adotadas e comentário dos gestores:
A unidade auditada se manifestou (1133014): "Essa prática de movimentação de baterias entre unidades distintas, incompatível com as atribuições previstas na Resolução 16/2021, frisado na recomendação 3, foi abolida pela Seapu antes mesmo da entrada em vigor da referida resolução, por recomendação da Coaud através desta auditoria."

2.5.3 Evidência(s)
Anexo Controle de Bateria Recebida/Devolvida (1072457)

2.5.4 Análise
Na planilha apresentada 1072457, existem saídas, empréstimos e devoluções realizadas pela Seaue, sendo verificada a ocorrência de guarda de baterias não destinadas à urnas eletrônicas, bem como o envio das mesmas a outras unidades pela Seaue, atividades incompatíveis com suas atribuições previstas na Resolução 16/2021. Na planilha foram devolvidas 600 baterias a Seapu, emprestadas 15 à unidade de segurança, dentre outras movimentações.
Constam dos registros da planilha 1072457 que essas transferências a outras unidades ocorreram entre 2018 e 2019.
Da informação apresentada pela Seaue (1133014), afirmando que aboliu a prática de ceder baterias a outras unidades, depreende-se que essa medida pode ter ocorrido após os registros de transferências constantes da planilha 1072457.
Convém dar ciência dessa recomendação às unidades da SAO e STI que demandam baterias e serviços de armazenamento da SEAUE, a fim de que programem adequadamente as atividades de aquisição, guarda e distribuição das baterias necessárias para suprir os equipamentos sob sua responsabilidade, restringindo à prática de solicitação de baterias à Seaue, adquiridas para utilização nas urnas eletrônicas.

2.5.5 Conclusão
Com base nos dados evidenciados, considera-se a recomendação não implementada.
A unidade auditada sinalizou que não utiliza mais a prática de ceder baterias a outras unidades.
Em momento oportuno esta recomendação será objeto de novo monitoramento.

III. BENEFÍCIOS EFETIVOS DAS RECOMENDAÇÕES

A implementação das recomendações contribuiria para:
a) transparência aos atos;
b) fortalecimento dos mecanismos de controle;
c) segurança para a tomada de decisão.
d) histórico de consumo de cada unidade;

IV. CONCLUSÃO

Diante das informações obtidas neste trabalho, a situação de implementação das recomendações é a seguinte:
Recomendação 1 - À STI: Adotar o Sistema ASIweb para o controle do armazenamento, movimentação e baixa dos suprimentos eleitorais, inclusive os de uso duradouro, nos termos da Resolução TSE 23.374/2011.
Grau de Implementação – Não implementada.
Recomendação 2 -
À COMAC/SEALM:
Adotar lista de verificação para conferir se os procedimentos de recebimento e registro dos suprimentos eleitorais foram realizados corretamente antes do envio da documentação ao TSE.
À SAO/COMAC e STI/COINF:
Evidenciar nos processos de recebimento e registros de suprimentos eleitorais a atividade de supervisão desempenhada pelas Coordenadorias das áreas de material e administração das urnas.
Grau de Implementação - Avaliações prejudicadas por ausência de objeto.
Recomendação 3 - À STI: Aprimorar os controles relacionados à logística de distribuição e devolução de suprimentos eleitorais.
Grau de Implementação - Implementada parcialmente.
Recomendação 4 - À STI: Repor para o estoque da SEAUE as baterias adquiridas para utilização nas urnas eletrônicas e remetidas a outras unidades.
Grau de Implementação - Não implementada.
Recomendação 5 - À STI: Manter durante o período de uso das baterias a destinação condizente com a necessidade e finalidade informada na contratação.
Grau de Implementação - Não implementada.

Propõe-se dar conhecimento às unidades auditadas sobre as avaliações das recomendações constantes deste monitoramento, com apresentação de plano de ação conforme modelo (0784021).

RETORNAR AO SUMÁRIO

	Documento assinado eletronicamente por ADAIL VILELA DE ALMEIDA, Coordenadora/Coordenador, em 10/06/2022, às 11:05, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.	

	Documento assinado eletronicamente por IVANILDO ALVES DE MEDEIROS, Chefe de Seção, em 10/06/2022, às 11:09, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.	

	Documento assinado eletronicamente por ISRAEL MACEDO CARVALHO, Analista Judiciário, em 10/06/2022, às 11:11, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.	
	A autenticidade do documento pode ser conferida no site https://sei.tre-se.jus.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0 informando o código verificador 1154609 e o código CRC EAC9B60F.	
0002564-13.2017.6.25.8000