Gestão Documental
Conceito
É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, considerando o acesso, eliminação ou seu recolhimento para guarda permanente, qualquer que seja o suporte ou a natureza do documento.
Conforme definições do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), os documentos arquivísticos registram informações que remetem às políticas, funções, atividades, procedimentos e decisões, propiciando ao Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe (TRE/SE) a capacidade de:
- conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o controle social das informações;
- apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão;
- possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro;
- fornecer evidência em caso de litígio;
- proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes;
- assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como pesquisa histórica;
- manter a memória corporativa e coletiva.
Desta forma, a gestão de documentos tem uma função primordial na condução das atividades e tarefas administrativas do TRE/SE, bem como na preservação e acesso aos documentos que comprovam as ações realizadas ao longo do tempo.
Normas e Regulamentações
Lei n. 8.159, de 8/01/1991: Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
Lei n. 12.527, de 18/11/2011: Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências
Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe (TRE-SE)
Portaria n. 193/2020 (formato PDF): Aprova o Plano de Classificação de Documentos – PCD (Anexo I) e aTabela de Temporalidade Documental – TTD (Anexo II), como instrumentos de gestão arquivística no âmbito do TRE-SE.
Resolução n. 25/2019 (formato PDF): Dispõe sobre a gestão documental e a política de manutenção de documentos físicos e eletrônicos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe.
Resolução n. 143/2017 (formato PDF): Dispõe sobre a gestão documental e a política de manutenção de documentos físicos e eletrônicos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe.
Tribunal Superior Eleitoral (TSE)
Resolução n. 23.379/2012: Dispõe sobre o Programa de Gestão Documental, o Sistema de Arquivo, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral.
Portaria n. 482/2019: Aprova o Plano de Classificação, Avaliação e Destinação das Informações e Documentos do TSE.
Plano de Classificação, Avaliação e Destinação das Informações e Documentos do TSE.
Conselho Nacional de Justiça (CNJ)
Recomendação n. 37/2011 (formato PDF): Recomenda aos Tribunais a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – PRONAME e de seus instrumentos.
Resolução n. 91/2009 (formato PDF): Institui o MoReq-Jus - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário e disciplina a obrigatoriedade da sua utilização no desenvolvimento e manutenção de sistemas informatizados para as atividades judiciárias e administrativas no âmbito do Poder Judiciário.
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
Resolução n. 40/2014: Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
Resolução n. 39/2014: Estabelece diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis para o arquivamento e manutenção de documentos arquivísticos digitais em suas fases corrente, intermediária e permanente, dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
Resolução n. 38/2013: Dispõe sobre a adoção das "Diretrizes do Produtor - A Elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivíduos" e "Diretrizes do Preservador - A Preservação de Documentos Arquivísticos digitais: Diretrizes para Organizações".
Resolução n. 37/2012: Aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais.
Resolução n. 31/2010: Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes.
Resolução n. 28/2009: Dispõe sobre a adoção da Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos - CODEARQ.
Resolução n. 26/2008: Estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário.
Plano de Classificação (Formato PDF)
Tabela de Temporalidade (Formato PDF)
Manual prático para digitalização de processos físicos arquivados(Formato PDF)
Manual de Processo de Trabalho (Descarte de Documentos Físicos)(Formato PDF)
Acesse os Modelos de capas, etiquetas, edital de descarte, termo de eliminação.
MODELOS
Listagem de Documentos para Descarte (Formato PDF/RTF)
Termo de Anuência de Descarte - TRE (Formato PDF/RTF)
Edital de Ciência de Descarte de Documentos - TRE (Formato PDF/RTF)
Termo de Eliminação de Documentos - TRE (Formato PDF/RTF)
Edital de Ciência de Descarte de Documentos ZONA (Formato PDF/RTF)
Termo de Eliminação de Documentos - ZONA (Formato PDF/RTF)
MODELOS DE CAPAS
MODELOS DE ETIQUETAS
Etiqueta - Atividade Fim (Formato PDF/RTF)
Etiqueta - Atividade Meio (Formato PDF/RTF)