PORTARIA N° 179, DE 16 DE MARÇO DE 2021

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SERGIPE, Des. Roberto Eugênio da Fonseca Porto, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 28, inciso XXXV, do Regimento Interno,

CONSIDERANDO a necessidade de instituir novas regras para obtenção de maior eficiência no gerenciamento das comissões e comitês do Tribunal;

CONSIDERANDO o Objetivo de Desenvolvimento Sustentável 16 (Paz, Justiça e Instituições Eficazes) da Agenda 2030 da Organização das Nações Unidas,

RESOLVE:

Art. 1º A constituição e a gestão de comitês, comissões e grupos de trabalho no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe obedecerão ao disposto nesta Portaria.

Parágrafo único. Não serão abrangidas por esta Portaria os comitês e as comissões criados por força de lei, a exemplo de comissões de licitação, de sindicância, de fiscalização e de recebimento de materiais.

Art. 2º Para fins desta Portaria, consideram-se:

I - comitê: possui natureza essencialmente deliberativa e caráter permanente. Trata-se de agrupamento de indivíduos com poder de decisão, os quais são encarregados de se ocupar de temas específicos;

II - comissão: possui natureza essencialmente consultiva/propositiva e caráter permanente. Trata-se de agrupamento de indivíduos com conhecimentos técnicos, os quais são
encarregados de se ocupar de temas específicos;

III - grupo de trabalho: possui caráter temporário. Trata-se de agrupamento de indivíduos encarregados de se ocupar de temas específicos.

Parágrafo único. Excetuam-se do enquadramento como grupo de trabalho, embora possuam caráter temporário, comissões instituídas provisoriamente no período eleitoral visando à consecução das atividades dos pleitos, não sendo abrangidas por esta Portaria.

Art. 3º Os atos de solicitação para constituição de comitês, comissões e grupos de trabalho deverão ser motivados e requeridos à Presidência ou Corregedoria, de acordo com suas atribuições.

Art. 4º Os atos de instituição de comitês, comissões e grupos de trabalho deverão dispor sobre:

I - finalidade ou objetivo, definindo, sempre que possível, as competências ou atribuições básicas;

II - composição por número certo de membros, titulares e suplentes, com indicação direta do cargo ou das unidades que devem estar representadas;

§ 1º A instituição de comitês, comissões e grupos de trabalho que venham a necessitar, pela natureza, da indicação direta do cargo não dispensará as designações nominais de seus membros, cabendo se dar a instituição e a designação através de atos distintos.

§ 2º O ato de designação deve indicar os membros responsáveis pela presidência, suplência da presidência e secretaria.

§ 3º O mandato dos membros de comissões e comitês será revisado bianualmente no mês de março a partir de 2021, salvo determinação normativa superior.

§ 4º As reconduções devem ser analisadas individualmente, não sendo permitidas as reconduções automáticas facultadas por atos de instituição ou designação, salvo determinação normativa superior.

§ 5º Em caso de impedimento permanente do titular, o suplente, resguardado o interesse da Administração, assumirá automaticamente o mandato até o final da gestão do comitê ou comissão, salvo quando a vaga relaciona-se ao cargo exercido pelo titular, caso em que será designado como substituto o novo titular do cargo.

§ 6º Em caso de impedimento permanente do suplente, a vaga não será preenchida até o final da gestão do mandato do comitê ou comissão, salvo em caso de impedimento permanente do titular.

§ 7º Para municiar de instrumentos comitês e comissões visando a viabilizar e facilitar suas atuações, deverão ser criadas:

I - unidade própria no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para a tramitação de processos e documentos de interesse do comitê ou comissão, a fim de que sua atividade não se confunda com a unidade de lotação de seus membros;

II - conta de e-mail institucional para a comunicação interna e externa.

Art. 5º Compete ao Núcleo de Apoio à Governança (NAG):

I - a verificação do cumprimento dos requisitos formais do instrumento de constituição;

II - o acompanhamento do prazo de vigência das comissões e comitês;

III - a publicação de atos normativos e atas das comissões e comitês;

IV - o acompanhamento de mudança de lotação de servidor ou o fim do biênio dos membros do Pleno ou juízes eleitorais, que impactem na composição das comissões e comitês;

V – o acompanhamento do cronograma de reuniões das comissões e comitês.

Parágrafo único. Deverá ser mantido um quadro atualizado de todas as comissões e comitês na Internet em espaço reservado à Governança do TRE.

Art. 6º Cada comissão, comitê e grupo de trabalho será presidido ou coordenado por membro do Pleno, juiz eleitoral ou servidor do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe.

§ 1º Caberá ao presidente do comitê ou comissão e ao coordenador do grupo de trabalho, sem prejuízo de outras atividades:

I - coordenar o processo de planejamento e execução das atividades da comissão, do comitê ou do grupo de trabalho;

II - instaurar procedimento administrativo no SEI que garanta o registro e a atualização dos documentos gerados, das atividades executadas e dos encaminhamentos exigidos;

III - promover e presidir reuniões periódicas com todos os membros titulares (e, em suas ausências ou impedimentos, com os respectivos suplentes) ou com parte deles, de acordo com o desenvolvimento das atividades, de modo que haja divisão equânime das tarefas a serem cumpridas pelo Comitê;

IV - supervisionar o registro das reuniões em atas e dar publicidade aos trabalhos desenvolvidos;

V - avaliar a necessidade de convidar pessoas externas à equipe para prestarem informações que se considere relevantes para discussão de temas específicos;

VI - comunicar à Diretoria-Geral o desligamento, a necessidade de substituição ou recondução de membro;

VII - gerenciar os recursos orçamentários, se for o caso;

VIII - comunicar o término das atividades com os resultados obtidos e eventuais propostas de encaminhamento à autoridade superior.

Art. 7º Ao final de cada reunião, deverá ser elaborada Ata que registre todos os assuntos abordados, assim como as deliberações e os encaminhamentos sugeridos, a qual será enviada ao Núcleo de Apoio à Governança para publicação.

Art. 8º As composições dos comitês e comissões em funcionamento estão automaticamente renovadas pelo prazo de dois anos, tendo como marco inicial o primeiro dia de março de 2021.

§ 1º Excepcionalmente, a Comissão Permanente de Cerimonial e o Comitê de Segurança da Informação terão o prazo de validade retroagido à 22/1/21 e 25/7/20, respectivamente, e serão renovados bianualmente, juntamente com todas as comissões e comitês.

Art. 9º Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se a Portaria 694/2018.

PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE.

ROBERTO EUGÊNIO DA FONSECA PORTO

Presidente