Gestão Documental

 

Conceito

É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, considerando o acesso, eliminação ou seu recolhimento para guarda permanente, qualquer que seja o suporte ou a natureza do documento.

Conforme definições do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), os documentos arquivísticos registram informações que remetem às políticas, funções, atividades, procedimentos e decisões, propiciando ao Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe (TRE/SE) a capacidade de:

- conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o controle social das informações;

- apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão;

- possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro;

- fornecer evidência em caso de litígio;

- proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes;

- assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação, bem como pesquisa histórica;

- manter a memória corporativa e coletiva.

Desta forma, a gestão de documentos tem uma função primordial na condução das atividades e tarefas administrativas do TRE/SE, bem como na preservação e acesso aos documentos que comprovam as ações realizadas ao longo do tempo.


Normas e Regulamentações

Lei n.  8.159, de 8/01/1991: Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

Lei n. 12.527, de 18/11/2011: Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências

Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe (TRE-SE)

Resolução n. 143/2017 (formato PDF): Dispõe sobre a gestão documental e a política de manutenção de documentos físicos e eletrônicos no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe.

Tribunal Superior Eleitoral (TSE)

Resolução n. 23.379/2012: Dispõe sobre o Programa de Gestão Documental, o Sistema de Arquivo, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral.

Portaria n. 482/2019: Aprova o Plano de Classificação, Avaliação e Destinação das Informações e Documentos do TSE.

Plano de Classificação, Avaliação e Destinação das Informações e Documentos do TSE.

Conselho Nacional de Justiça (CNJ)

Recomendação n. 37/2011 (formato PDF): Recomenda aos Tribunais a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – PRONAME e de seus instrumentos.

Resolução n. 91/2009 (formato PDF): Institui o MoReq-Jus - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário e disciplina a obrigatoriedade da sua utilização no desenvolvimento e manutenção de sistemas informatizados para as atividades judiciárias e administrativas no âmbito do Poder Judiciário.

Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)

Resolução n. 40/2014: Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).

Resolução n. 39/2014: Estabelece diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis para o arquivamento e manutenção de documentos arquivísticos digitais em suas fases corrente, intermediária e permanente, dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

Resolução n. 38/2013: Dispõe sobre a adoção das "Diretrizes do Produtor - A Elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivíduos" e "Diretrizes do Preservador - A Preservação de Documentos Arquivísticos digitais: Diretrizes para Organizações".

Resolução n. 37/2012: Aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais.

Resolução n. 31/2010: Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes.

Resolução n. 28/2009: Dispõe sobre a adoção da Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos - CODEARQ.

Resolução n. 26/2008: Estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário.

 

Acesse os Modelos de capas, etiquetas, edital de descarte, termo de eliminação.

 

ANEXOS DA RESOLUÇÃO 143/2017

Anexo 3 - Listagem de Documentos para Autorização de Descarte (formatos PDF e RTF)

Anexo 4 - Edital de Ciência de Descarte de Documentos - TRE (formatos PDF e RTF)

Anexo 5 - Termo de Eliminação de Documentos - TRE (formatos PDF e RTF)

Anexo 6 - Edital de Ciência de Descarte de Documentos ZONA (formatos PDF e RTF)

Anexo 7 - Termo de Eliminação de Documentos - ZONA (formatos PDF e RTF)

 

MODELOS DE CAPAS

Capa 1 (formatos PDF e RTF)

Capa 2 (formatos PDF e RTF)

Capa 3 (formatos PDF e RTF)

 

MODELOS DE ETIQUETAS

Etiqueta - Atividade Fim (formatos PDF e RTF)

Etiqueta - Atividade Meio (formatos PDF e RTF)